В загранкомандировку направлены 3 работника. Один из командированных работников оплатил 3 авиабилета со своей банковской карты в рублях. Как правильно оформить авансовые отчеты? Кому производить возмещение средств, израсходованных на покупку авиабилетов?

Ответ: Возмещение расходов, понесенных работником при приобретении в соответствии с распоряжением работодателя авиабилетов для всей группы лиц, направленных в командировку, производится путем перечисления денежных средств на расчетный счет этого работника. Для перечисления денежных средств необходимо отдельное распоряжение руководителя организации, изданное в соответствии с заявлением работника, подтвердившего соответствующие расходы.

Обоснование: Авансовый отчет по определению предполагает наличие аванса - денежных средств, выданных в сумме, размер которой определен приблизительно, под отчет. Другими словами, авансовый отчет - это документ, подтверждающий факт использования и суммы израсходованных денежных средств, выданных под отчет. Как следует из вопроса, денежные средства под отчет работникам не выдавались. Следовательно, ни один из них не должен оформлять авансовый отчет.

Согласно ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Таким образом, работодатель обязан возместить работнику любые материальные затраты, возникшие при исполнении трудовых обязанностей. Возмещение командировочных расходов - это один из возможных, но не единственный случай, когда у работодателя возникает обязанность выплатить работнику компенсацию.

Обязательным условием, при котором возникает обязанность работодателя выплатить работнику компенсацию, является наличие документального подтверждения того, что материальные затраты произведены работником по распоряжению работодателя и в интересах последнего. Следовательно, помимо приказа о направлении работников в командировку необходимо оформить распоряжение о приобретении проездных билетов на всю группу направленных в командировку лиц одним из работников за счет собственных средств с последующим возмещением указанных расходов работодателем.

По возвращении из командировки работник, оплативший покупку авиабилетов для нескольких лиц путем использования своей банковской карты, должен написать на имя руководителя организации заявление (в произвольной форме) о возмещении ему понесенных в соответствии с указанным выше распоряжением расходов, к которому должны быть приложены оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и другие, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

На наш взгляд, возмещение расходов (выплата компенсации) должно производиться на основании письменного распоряжения руководителя организации путем перечисления денежных средств на расчетный счет работника, указанный в заявлении о возмещении расходов.

Е. В.Воробьева

Член Научно-экспертного совета

Палаты налоговых консультантов

Российской Федерации

15.11.2012