При приемке и отгрузке товара со склада в графе "Товар получил" должен расписаться материально ответственный работник организации-покупателя, который имеет право подписывать первичные документы. Часто документы подписывают менеджер или другие работники, из названия должности которых нельзя однозначно сделать вывод о том, что они наделены такими полномочиями. Какими документами можно подтвердить уполномочие лица для подписания первичных документов?

Ответ: Если товар отпускается менеджерами со своего склада, доверенность на подписание ими первичных документов на прием и отпуск товаров необязательна, достаточно распорядительного документа руководителя, каким может являться приказ. При подписании первичных документов вне склада иным лицом вместо руководителя и главного бухгалтера от контрагента следует получить распорядительный документ, подтверждающий такие полномочия иного работника. Это могут быть либо доверенность, либо копия приказа, заверенная надлежащим образом контрагентом.

Обоснование: Если товар принимается менеджерами организации на складе, доверенность на подписание ими первичных документов при приеме товара необязательна, достаточно распорядительного документа руководителя, каким может являться приказ.

Для отражения операций с товарами применяются в основном первичные документы унифицированной формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К реквизитам, обязательным для заполнения данного первичного документа, относятся в том числе наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц.

Согласно п. 1 ст. 6 Закона N 129-ФЗ ответственность за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

На основании п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Руководитель организации своим приказом назначает должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов. То есть приказом руководителя организации право подписи первичных документов может быть возложено на любое лицо, в том числе и на менеджера.

Если материально ответственное лицо торговой организации получает товары вне своего склада, то ему необходимо предъявить доверенность, подтверждающую право такого лица на получение материальных ценностей от имени торговой организации.

В соответствии с п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Такой порядок установлен п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5.

Руководителю для передачи права подписи первичных документов своему работнику необходимо либо издать приказ о назначении работника, ответственного за подписание первичных документов (накладных), либо выдать работнику доверенность на право подписи. В случае получения товаров вне своего склада - выдать работнику доверенность на право получения товаров.

Так как за руководителя и главного бухгалтера могут расписываться иные лица и для того, чтобы быть уверенным в том, что подписи лиц, стоящие в документе, действительны, необходимо проверить полученный на руки документ, подписанный иным лицом вместо руководителя и главного бухгалтера, от контрагента следует получить распорядительный документ, подтверждающий такие полномочия иного работника. Это могут быть доверенность, либо копия приказа, заверенная надлежащим образом контрагентом.

Для избежания спорных ситуаций при подписании первичных документов, по нашему мнению, при заключении договоров можно закрепить условие об уполномоченных лицах на подписание первичных документов как в самом тексте договора, так и при оформлении отдельного приложения к такому договору, тем более что это право закреплено гражданским законодательством. В соответствии с п. 1 ст. 420 ГК РФ установлено, что договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Согласно п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. В соответствии с п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ).

Стороны при заключении договора вправе включить в текст договора условия, не предусмотренные законом. Поэтому в договоре можно предусмотреть перечень лиц, уполномоченных контрагентом на подписание первичных документов, который будет неотъемлемой частью договора и будет являться в том числе надлежащим подтверждением уполномоченных лиц на подписание первичных документов в процессе исполнения договора.

Таким образом, если товар отпускается менеджерами со своего склада, доверенность на подписание ими первичных документов на прием и отпуск товаров необязательна, достаточно распорядительного документа руководителя, каким может являться приказ. При подписании первичных документов вне склада иным лицом вместо руководителя и главного бухгалтера от контрагента следует получить распорядительный документ, подтверждающий такие полномочия иного работника. Это могут быть либо доверенность, либо копия приказа, заверенная надлежащим образом контрагентом.

В. Г.Панфилова

ООО "М-СТАЙЛ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

08.11.2012