Организация представляет отчетность по страховым взносам и индивидуальному (персонифицированному) учету в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Обязана ли организация распечатывать отчеты на бумаге, заверять печатью и обеспечивать хранение бумажных вариантов отчетности?

Ответ: При представлении отчетности по страховым взносам и индивидуальному (персонифицированному) учету в территориальный орган ПФР в электронном виде организация не обязана дополнительно распечатывать отчеты на бумаге, заверять печатью и обеспечивать хранение бумажных вариантов отчетности. Организация вправе хранить отчетные документы исключительно в электронном виде.

Обоснование: Организация вправе представлять в территориальный орган ПФР расчеты по страховым взносам в форме электронных документов. Это предусмотрено положениями ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

Отчетность по индивидуальному (персонифицированному) учету также может представляться в территориальный орган ПФР в электронной форме (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ)).

Напомним, что по телекоммуникационным каналам связи указанные виды отчетности необходимо направлять в территориальный орган ПФР одним отправлением. Об этом сказано, в частности, в Информации ПФР от 18.10.2011 "О представлении отчетности по уплате страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование за 9 месяцев 2011 года и сведений персонифицированного учета за третий квартал 2011 года".

В соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона N 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение 6 лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Что же касается сведений индивидуального (персонифицированного) учета, то согласно п. 3 ст. 8 Закона N 27-ФЗ хранение копий этих сведений организациями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. В силу п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить документы не менее 5 лет.

Вместе с этим п. 6 Технологии обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации, утвержденной Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 N 190р, предусмотрено, что при представлении сведений о застрахованных лицах в электронном виде с ЭЦП обязанность представлять сведения в орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена. Учитывая это, полагаем, что организации, представляющие отчетность по индивидуальному (персонифицированному) учету в электронном виде, не обязаны хранить эту же отчетность в бумажном виде.

Также заметим, что в Законе N 212-ФЗ отсутствуют положения, обязывающие организации хранить документы, составленные в электронной форме, на бумажных носителях.

С учетом этого полагаем, что если организация представляет отчетность по страховым взносам и индивидуальному (персонифицированному) учету в электронном виде, то и обеспечивать сохранность документов эта организация вправе в электронном виде. Однако заметим, что позиция официальных органов, разъясняющая порядок хранения документов в такой ситуации, отсутствует.

Для сравнения заметим, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает обязанности хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Учитывая это обстоятельство, Минфин России в одном из своих писем пришел к выводу, что налогоплательщик не обязан хранить документы на бумажном носителе, а случае необходимости вправе представить их контролирующим органам в электронном виде (Письмо Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202). Такой подход, по нашему мнению, логично применять и в случае с отчетностью по страховым взносам и сведениям индивидуального (персонифицированного) учета. Иными словами, по требованию территориальных органов ПФР организация вправе представить им документы в электронном виде.

Д. И.Шофман

ООО "ФондИнфо"

07.11.2012