Нужно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрировать выдачу дубликата трудовой книжки?

Ответ: Полагаем необходимым регистрировать выдачу дубликата трудовой книжки работнику в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку такая выдача является движением трудовой книжки, подлежащим учету в соответствующих документах организации.

Обоснование: В соответствии с п. 28 разд. 2.1 "Стандартизованные термины с определениями. Общие понятия" Государственного стандарта Российской Федерации "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ГОСТ Р 51141-98, разработанного Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России Министерства культуры Российской Федерации и утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, дубликат документа представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дубликат документа выдается, как правило, при утере или порче подлинника документа вследствие действий, совершенных его держателем.

Соответственно, дубликат трудовой книжки - это документ, идентичный исходному, обладающий такими же юридическими последствиями, что и оригинал; он выполнен на бланке строгой отчетности и содержит информацию, аналогичную информации в подлиннике, за исключением уникальных реквизитов бланка строгой отчетности (серии и номера). На такой дубликат распространяются все нормы законодательства о трудовых книжках.

Статья 66 Трудового кодекса РФ в ч. 1 предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Вопросы, касающиеся трудовых книжек, регулируются федеральными подзаконными актами: Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

В соответствии с п. п. 31, 33, 34 Правил дубликат трудовой книжки может быть выдан в определенных законом случаях:

- утраты трудовой книжки работником;

- если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной;

- если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела и т. п.);

- если трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайной ситуации.

Поскольку трудовые книжки и вкладыши в них являются документами строгой отчетности, в соответствии с п. 45 Правил на работодателя возлагается обязанность по организации работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них; ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Для целей учета трудовых книжек и бланков трудовой книжки и вкладыша у работодателей ведутся, во-первых, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и, во-вторых, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (п. 40 Правил).

Согласно п. 41 в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющими прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Таким образом, дубликат трудовой книжки, оформленный организацией и выданный работнику, обладает всеми признаками вновь выданной трудовой книжки и должен быть отражен в двух книгах учета (в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них).

С. Ю.Катасонова

ОАО "Центральная геофизическая экспедиция"

12.10.2012