При проведении кадрового аудита выяснилось, что предыдущий инспектор отдела кадров в ряде случаев регистрировала и оформляла трудовые книжки впервые принимаемым по трудовому договору работникам на бланках, купленных самими работниками. Как это можно исправить и обязательно ли это делать?

Ответ: В ситуации когда выяснилось, что инспектор отдела кадров в ряде случаев регистрировала и оформляла трудовые книжки впервые принимаемым по трудовому договору работникам на бланках, купленных самими работниками, исправить допущенную ошибку нельзя, даже если работники, которым оформлены принятые от них бланки трудовых книжек, продолжают трудиться в организации.

Обоснование: Статья 66 Трудового кодекса РФ в ч. 1 предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Вопросы ведения трудовых книжек регулируются федеральными подзаконными актами: Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Поскольку трудовые книжки и вкладыши в них являются документами строгой отчетности, в соответствии с п. 45 Правил на работодателя возлагается обязанность по организации работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них; ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Для целей учета трудовых книжек и бланков трудовой книжки и вкладыша у работодателей ведутся, во-первых, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и, во-вторых, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (п. 40 Правил).

Согласно п. 41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил).

При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил). Обеспечение ими работодателей осуществляется в соответствии с Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н; приобретение бланков трудовых книжек непосредственно работниками не предусмотрено.

Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Таким образом, законодательство четко регламентирует процедуру оформления трудовой книжки работнику, впервые принимаемому на работу; приобретение бланка трудовой книжки самим работником, а также прием от него и заполнение такого бланка уполномоченным лицом работодателя в законе не предусмотрены и противоречат ему.

При осуществлении проверки компетентные органы достаточно просто смогут выявить такое нарушение путем сличения номеров трудовых книжек в двух книгах учета. Подобные действия уполномоченного должностного лица работодателя являются дисциплинарным и административным правонарушением.

Полагаем, что в данной ситуации исправить допущенную ошибку нельзя, даже если работники, которым оформлены принятые от них бланки трудовых книжек, продолжают трудиться в организации: п. 42 Правил категоричен в отношении сроков отчетности.

С. Ю.Катасонова

ОАО "Центральная геофизическая экспедиция"

02.10.2012