Организация заключила с несколькими работниками договоры на безвозмездное пользование принадлежащими им автомобилями. При этом в нерабочее время работники используют автомобили в личных целях. Как правильно оформить путевые листы, чтобы у контролирующих органов не было претензий по вопросу признания при расчете налога на прибыль расходов на ГСМ в такой ситуации?

Ответ: Для исключения претензий контролирующих органов в отношении расходов на ГСМ по автомобилям, которые используются как в рабочее время, так и в личных целях, путевые листы для целей исчисления налога на прибыль должны содержать информацию о конкретном маршруте следования автомобиля, показания спидометра транспортного средства на начало и окончание рабочего дня.

Обоснование: Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны соответствовать требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ: быть обоснованными, документально подтвержденными и использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Первичные документы, принимаемые к учету, оформляются в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 и носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку ГСМ, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.

Таким образом, поскольку переданный организации в безвозмездное пользование автотранспорт используется его собственником (работником общества) как в служебных, так и в личных целях, для подтверждения расходов на ГСМ в служебных целях путевые листы должны содержать информацию о конкретном маршруте следования, показания спидометра транспортного средства на начало и окончание рабочего дня. Затраты, понесенные в связи с безвозмездной передачей имущества в пользование, не учитываются в целях обложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Есть примеры арбитражной практики, когда при отсутствии такой информации в путевых листах суд приходил к выводу, что налогоплательщик не доказал производственную направленность таких расходов (см., например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу N А27-10606/2011).

Н. В.Лебедева

Консалтинговая группа "Аюдар"

28.09.2012