Организация выдала работнику денежные средства под отчет на проезд в соседний город и обратно. Совершив указанные поездки, работник представил работодателю авансовый отчет, к которому не приложил проездные документы ввиду их потери. Являются ли в указанном случае денежные средства, выданные под отчет, доходом работника, облагаемым НДФЛ?

Ответ: В случае если работник, которому были выданы денежные средства под отчет, не приложил к авансовому отчету проездные документы, однако фактически совершил поездки, то суммы, выданные под отчет, не являются доходом работника и не подлежат налогообложению НДФЛ. Однако если будет доказано, что денежные средства, выданные под отчет, потрачены работником в личных целях, то с указанных сумм подлежит уплате НДФЛ.

Обоснование: В соответствии с п. 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение), выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.

Абзацем 1 п. 4.4 Положения предусмотрено, что для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетному лицу) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Абзацем 2 п. 4.4 Положения установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Как следует из содержания п. 4.4 Положения, срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, устанавливается руководителем организации, и не позднее трех рабочих дней по истечении этого срока работник обязан сдать в бухгалтерию неизрасходованные денежные средства и представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

При этом следует особо отметить, что к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы.

В соответствии со ст. 41 Налогового кодекса РФ доходом признается экономическая выгода в денежной и натуральной формах, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.

Согласно ст. 209 НК РФ объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц признается доход, полученный налогоплательщиками:

- от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;

- от источников в Российской Федерации - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации.

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

В то же время из анализа п. 4.4 Положения можно сделать вывод, что денежные средства, выданные работнику под отчет, являются для работника задолженностью перед работодателем, то есть не переходят в собственность работника, а потому и не могут признаваться доходом работника.

Как отметил ФАС Уральского округа в Постановлении от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2, при исследовании доказательств, имеющихся в материалах дела, суды установили, что представленные предприятию при оформлении авансовых отчетов оправдательные документы, подтверждающие командировочные расходы работников на оплату услуг по проживанию в гостиницах, не соответствуют требованиям действующего законодательства. Вместе с тем судами отмечено, что полученные работниками денежные средства являются задолженностью работника перед предприятием, при этом доказательства использования полученных денежных средств работниками в личных целях налоговым органом суду не представлены. При таких обстоятельствах выводы судов о том, что денежные средства, выданные под отчет в целях оплаты услуг по проживанию в гостиницах, не являлись доходом работников предприятия в значении, придаваемом положениями ст. 209 НК РФ, являются обоснованными.

Аналогичный вывод содержится в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 07.09.2007 по делу N А05-12673/2006-19, ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3562 по делу N А51-703/200833-15.

В случае если работник, которому были выданы денежные средства под отчет, не приложил к авансовому отчету проездные документы, однако фактически совершил поездки, то суммы, выданные под отчет, не являются доходом работника и не подлежат налогообложению НДФЛ. Однако если будет доказано, что денежные средства, выданные под отчет, потрачены работником в личных целях, то с указанных сумм подлежит уплате НДФЛ.

Е. А.Башарин

Юридическая компания "Юново"

24.09.2012