Находящаяся в отпуске по уходу за ребенком работница, проживающая в другом городе, по электронной почте прислала в отдел кадров организации сканированную копию подписанного ею заявления с просьбой выслать ей по электронной почте или по факсу копию трудовой книжки. Обязан ли работодатель выполнить данную просьбу?

Ответ: Законодательство РФ не содержит норм, обязывающих работодателя, получившего по электронной почте сканированную копию заявления работницы с просьбой о направлении ей по электронной почте или по факсу копии ее трудовой книжки, выполнить данную просьбу. Однако, по нашему мнению, работодатель может пойти навстречу работнице и выполнить ее просьбу, предварительно установив, что просьба действительно исходит от самой работницы.

Обоснование: Законодательство РФ не содержит прямых норм, позволяющих ответить на вопрос, обязан ли работодатель выполнить направленную по электронной почте в заявлении просьбу работника о направлении ему копии трудовой книжки по электронной почте или по факсу.

Трудовой кодекс РФ в ст. 62 определяет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обязательным условием выдачи копий документов является письменное заявление работника. Следует помнить, что ст. 86 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить защиту персональных данных работника (к которым, несомненно, относятся сведения, содержащиеся в трудовой книжке) от неправомерного использования.

Сообщение, направленное по электронной почте, само по себе не позволяет достоверно идентифицировать личность заявителя. В данном случае работница направила по электронной почте сканированную копию подписанного ею заявления. По нашему мнению, получив такое заявление в виде сканированной копии, работодателю следует убедиться, что это заявление действительно является волеизъявлением именно той работницы, от имени которой это заявление написано (в частности, следует сличить подписи на заявлении с подписями работницы, имеющимися в ее личном деле, а также связаться с работницей по телефону). Полагаем, что в случае достоверной идентификации личности заявителя работодатель может пойти навстречу работнице и исполнить ее просьбу.

А. Р.Бахарев

ОАО "Научно-производственная корпорация "Иркут"

15.09.2012