Организация заключила договор аренды автомобиля без экипажа с физическим лицом, в штате организации должности водителя нет. Автомобиль используется работниками по мере необходимости в служебных целях. Возникает ли необходимость введения в штатное расписание должности водителя? Правомерно ли включение арендных платежей в налоговую базу по налогу на прибыль, учитывая, что в организации отсутствует водитель?

Ответ: Организация, которая заключила договор аренды автомобиля без экипажа с физическим лицом, не обязана вводить в штат должность водителя. Автомобиль может использоваться по мере необходимости работниками организации. Включение арендных платежей в налоговую базу по налогу на прибыль в данном случае правомерно при условии соблюдения требований п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.

Обоснование: По нашему мнению, отсутствие в штате водителя не является нарушением ни трудового, ни налогового законодательства. Это косвенно подтверждает и Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129. Так как автомобиль будет использоваться по мере необходимости, а не постоянно, то введение в штатное расписание должности водителя будет нецелесообразно.

На налоговый учет влияет не факт наличия или отсутствия в штате должности водителя, а экономическое обоснование использования автомобиля. Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое транспортное средство относятся к прочим расходам.

Любые расходы подлежат учету в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следовательно, организации главное - доказать, что данный автомобиль фактически используется для деятельности организации, направленной на получение дохода. Документальным подтверждением этого факта являются договор аренды, в данном случае - без экипажа (заключенный в соответствии со ст. ст. 642 - 646 Гражданского кодекса РФ); путевые листы (составленные по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, или форме, разработанной самостоятельно с учетом обязательных реквизитов); накладные на покупку запчастей к транспортным средствам и другое. В договоре аренды можно указать, что автомобиль будет использоваться работниками организации для служебных поездок. У работников в должностных инструкциях должно быть прописано, что для служебных поездок им предоставляется автомобиль, а должностные обязанности связаны с разъездами. В свою очередь, у работников должны быть должным образом оформлены документы, подтверждающие право управления автомобилем.

Е. Б.Гусева

ЗАО Агентство правовой информации

"Воробьевы горы"

Региональный информационный

центр Сети КонсультантПлюс

10.09.2012