Работник организации по возвращении из командировки не предъявил документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения для проживания во время нахождения в командировке, сославшись на то, что он потерял их. При этом он написал заявление на имя руководителя организации с требованием возместить неподтвержденные расходы по найму жилого помещения в сумме 2500 руб. Обязана ли организация возмещать не подтвержденные документально расходы командированного работника по найму жилого помещения?

Ответ: Если в коллективном договоре либо во внутренних локальных актах организации не предусмотрено возмещение не подтвержденных документально расходов по найму жилого помещения, то организация имеет право отказать работнику в возмещении неподтвержденных расходов. В этом случае вопрос о возмещении расходов решается по усмотрению организации.

Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Следовательно, организация имеет возможность установить во внутренних локальных актах порядок возмещения не подтвержденными документами командировочных расходов.

В соответствии с п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Понятие расходов не раскрыто в ТК РФ. При этом в Налоговом кодексе РФ закреплено, что под расходами понимаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, по нашему мнению, для получения возмещения от работодателя необходимо подтвердить факт возникновения расходов. Подтверждающими документами в данном случае будут или чеки ККТ, или, если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, бланки строгой отчетности (п. п. 1, 2 ст. 2, абз. 4 п. 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").

Следовательно, организация имеет право отказать работнику в возмещении его расходов, в случае если они не подтверждены соответствующими документами. При этом не будут ущемлены его трудовые права.

Однако в соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК РФ в коллективном договоре либо локальном нормативном акте можно предусмотреть положение, согласно которому в случае отсутствия документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, работнику возмещается определенная фиксированная сумма. Такое правило не будет ущемлять права работника по сравнению с нормами трудового законодательства, поэтому будет иметь юридическую силу (ч. 4 ст. 8 ТК РФ). В таком случае следует руководствоваться таким положением, и, соответственно, организация будет обязана компенсировать неподтвержденные расходы в установленных этими документами размерах.

О. А.Коренева

ООО "М-СТАЙЛ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

06.09.2012