При внесении сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним была допущена ошибка - неверно указана должность работника. Как правильно исправить ошибочную запись?

Ответ: Поскольку нормативно установленный порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним отсутствует, по нашему мнению, исправление ошибочных записей может осуществляться по аналогии с порядком внесения исправлений в первичные документы, предусмотренным Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение).

С учетом этого необходимо неверную должность работника зачеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать исправленное), над ней надписать правильную должность, далее на полях книги (напротив исправленной строки) написать "Исправлено", поставить подпись лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, и проставить дату исправления.

Обоснование: Пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008), установлена обязанность работодателя по ведению, с целью учета трудовых книжек, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма данной книги установлена в Приложении N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69. При этом в графу 7 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодателем должны быть внесены данные о должности, профессии, специальности работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее.

Ни вышеуказанные Правила, ни Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, не устанавливают порядок изменения и исправления записей, ошибочно внесенных в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

По существу книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них отражает факт приема от работника оригинала трудовой книжки на хранение (на период работы), а в случае если трудовая книжка (вкладыш) заполняется впервые, в книге также отражается и размер полученных от работника денежных средств за бланк. Следовательно, данная книга может быть признана аналогом (подобием) первичного учетного документа, составляемого при совершении операций по принятию имущества на хранение.

С учетом природы книги учета движения трудовых книжек, поскольку какой-либо порядок внесения исправлений в указанную книгу отсутствует, исправление ошибочных записей, по нашему мнению, может осуществляться по аналогии с порядком внесения исправлений в первичные документы, предусмотренным Положением.

Согласно п. п. 4.2, 4.3 Положения ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Таким образом, для исправления неправильной записи о должности работника необходимо неверную должность работника зачеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать исправленное), над ней надписать правильную должность, далее на полях книги (напротив исправленной строки) написать "Исправлено", поставить подпись лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, и проставить дату исправления.

П. Г.Бочкарев

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

06.09.2012