В организации есть несколько подразделений, в которых работают работники, занятые на работе с вредными и опасными условиями труда. Руководителями всех структурных подразделений организации ежемесячно составляются и подписываются табели учета рабочего времени на работников. Данные табели передаются в головной офис, подписываются начальником кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Кроме того, для удобства на основании данных табелей отдел кадров каждый месяц делает сводный табель по всей организации, который подписывает начальник отдела кадров. Данный табель также передается в бухгалтерию

Подлежат ли хранению и сдаче в архив табели учета рабочего времени, составленные руководителями структурных подразделений на работников, занятых на работе с вредными и опасными условиями труда, или можно хранить только сводные табели?

Ответ: Организации, в которой составляются как табели рабочего времени (по формам Т-12, Т-13) по структурным подразделениям (подписываются руководителями структурных подразделений, передаются в головной офис, подписываются начальником кадровой службы организации), так и сводный табель (составляется отделом кадров организации для удобства и подписывается начальником кадровой службы организации), следует хранить в архиве табели учета рабочего времени по подразделениям. Такие табели должны храниться в архиве организации в течение 75 лет, так как условия труда работников структурных подразделений являются тяжелыми, вредными и опасными.

Обоснование: В соответствии со ст. 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Согласно ч. 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

В соответствии со ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, табель учета рабочего времени должен храниться в организации в течение 5 лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными, - 75 лет.

Законодательством РФ не предусмотрен запрет на продолжение хранения табелей учета рабочего времени организации по истечении установленного срока.

Законодательством РФ не предусмотрено обязательное составление сводного табеля учета рабочего времени, объединяющего работников всех подразделений. Такой табель организация может разрабатывать для удобства внутреннего документооборота (п. 6 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"), но первичными документами, на основе которых строится учет, будут являться табели учета рабочего времени по каждому подразделению, подписанные руководителями структурных подразделений и начальником кадровой службы.

Резюмируя вышеизложенное, полагаем, что в рассматриваемом вопросе организация должна хранить в своем архиве табели учета рабочего времени по каждому подразделению, подписанные руководителями структурных подразделений и начальником кадровой службы, в течение 75 лет (так как условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными).

Н. В.Феодосьева

ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

31.08.2012