Организация возмещает своему работнику, находящемуся в загранкомандировке, расходы по аренде автомобиля, используемого для переездов из одного города в другой. Имеются приказ о направлении работника в загранкомандировку, договор аренды автомобиля, акт о передаче/возврате автомобиля, чеки, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, маршрутный лист движения, позволяющий определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованного автомобиля и время его использования, отчет о проделанной работе

Данные расходы произведены с разрешения руководителя (наиболее экономный вариант передвижения). По мнению организации, у работника не возникает налоговой базы по НДФЛ. Правомерна ли позиция организации?

Ответ: Возмещение организацией работнику, находящемуся в загранкомандировке, расходов на аренду автомобиля, используемого для переездов из одного города в другой, не подлежит обложению НДФЛ при документальном подтверждении работником понесенных расходов. Такова позиция Минфина России.

Обоснование: Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Таким образом, поскольку ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспорта, используемого работником для передвижения во время командировки, документально подтвержденные расходы, по нашему мнению, носят компенсационный характер и не увеличивают налоговую базу по НДФЛ. Следовательно, позицию организации следует признать правомерной.

Данный вывод подтверждает Письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742. При отсутствии подтверждающих документов компенсация аренды автомобиля при загранкомандировке учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ.

И. Е.Иванова

Консалтинговая группа "Аюдар"

07.08.2012