Работник организации по возвращении из командировки потерял документ, подтверждающий расходы на наем жилья, - квитанцию (БСО) об оплате услуг гостиницы, однако по истечении недели со дня возвращения из командировки представил в бухгалтерию распечатку письма из гостиницы, направленного по электронной почте, которым подтверждались факты его проживания и оплаты услуг. Вправе ли организация в этом случае отказать работнику в возмещении расходов на наем жилья?

Ответ: По нашему мнению, представление в бухгалтерию письма из гостиницы без соответствующих документов (их заверенных копий) не может являться подтверждением расходов на наем жилья. Кроме того, в рассматриваемом случае работник нарушил срок представления таких документов. С учетом этих обстоятельств полагаем, что организация в рассматриваемом случае вправе отказать работнику в возмещении расходов на наем жилья.

Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации (ст. 166 ТК РФ).

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету в том числе прилагаются документы о найме жилого помещения.

Таким образом, по нашему мнению, представление в бухгалтерию письма из гостиницы без соответствующих документов (их заверенных копий) не может являться подтверждением расходов на наем жилья. Кроме того, в рассматриваемом случае работник нарушил срок представления таких документов.

Необходимо учитывать также позицию Минфина России: оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены. Отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).

Учитывая изложенное, по нашему мнению, организация в рассматриваемом случае вправе отказать работнику в возмещении расходов на наем жилья.

И. Р.Моравский

Юридическая компания "Юново"

18.04.2014