Работник сообщил об изменении своего места жительства. Как правильно внести изменения в личную карточку работника?

Ответ: В случае если работник сообщил об изменении своего места жительства, соответствующую запись в личной карточке необходимо зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись. Над зачеркнутым текстом нужно надписать измененные сведения, а на полях напротив соответствующей строки добавить надпись "Изменено" и подтвердить ее подписью кадрового работника, указав при этом дату изменения сведений. Документ, на основании которого были внесены изменения в личную карточку, рекомендуется указывать в разделе "Дополнительные сведения".

Обоснование: Унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника" утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Личные карточки заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы N Т-1 или N Т-1а), паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Унифицированная карточка работника состоит из 11 разделов, разд. I "Общие сведения" включает информацию об адресе места жительства:

12. Адрес места жительства:

Почтовый индекс

По паспорту

__________________________________

____________________________________________________

Почтовый индекс

Фактический

__________________________________

____________________________________________________

Дата регистрации по

месту жительства "__" __________ ____ г.

Определение термина "адрес места жительства" содержится в Федеральном конституционном законе от 28.06.2004 N 5-ФКЗ "О референдуме Российской Федерации": адрес места жительства - адрес (наименование субъекта Российской Федерации, района, города, иного населенного пункта, улицы, номер дома и квартиры), по которому гражданин Российской Федерации зарегистрирован по месту жительства в органах регистрационного учета граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и который содержится в отметке о регистрации гражданина по месту жительства в паспорте или документе, заменяющем паспорт гражданина (ст. 4).

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. При этом, как указывалось выше, личная карточка заполняется на основании определенных документов, в том числе паспорта, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Следовательно, если работник сообщил об изменении своего места жительства, необходимо, прежде всего, определить, в какую строку личной карточки необходимо внести изменения: "По паспорту" или "Фактический адрес". Для этого необходимо проверить отметку о регистрации в паспорте работника. Если адрес регистрации не изменился, нужно внести изменения в графу "Фактический адрес", если изменился - в графы "По паспорту" и "Дата регистрации по месту жительства".

Таким образом, в случае если работник сообщил об изменении своего места жительства, работодатель должен внести изменения в одну из двух строк личной карточки на основании паспорта или сведений, сообщенных работником.

Порядок внесения изменений в личную карточку не установлен. В этих обстоятельствах представляется обоснованным руководствоваться порядком внесения исправлений в первичные документы бухгалтерского учета.

Так, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) (далее - Положение) ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2 Положения).

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п. 4.3 Положения).

Полагаем, что указанный порядок исправления ошибок в учетных документах правомерно использовать и при необходимости внесения изменений в личную карточку работника.

При этом вместо надписи "Исправлено" необходимо сделать запись "Изменено".

В то же время, на наш взгляд, во избежание возникновения проблем при очередной проверке трудовой инспекции рекомендуется указывать, на основании какого документа были внесены изменения в личную карточку работника. В целях удобства это можно сделать в разделе "Дополнительные сведения":

- в случае изменения адреса места жительства по паспорту:

"X. Дополнительные сведения

Сведения об адресе места жительства по паспорту и дате регистрации по месту жительства изменены 01.01.2012 на основании паспорта, номер..., серия...., выдан..., дата выдачи...";

- в случае изменения фактического адреса места жительства:

"X. Дополнительные сведения

Сведения о фактическом адресе места жительства изменены 01.01.2012 на основании сведений, сообщенных о себе работником".

Е. А.Чершинцева

Национальный исследовательский

университет "Высшая школа экономики"

24.07.2012