Нужно ли восстанавливать книгу движения трудовых книжек, если в течение трех предшествующих лет существования организации она не велась? Надо ли вносить туда сведения о трудовых книжках уже уволившихся работников (необходимые сведения есть в личной карточке по форме N Т-2 и других первичных документах, при увольнении работники расписывались в получении трудовой книжки в форме N Т-2)?

Ответ: Организации, которая в течение нескольких лет не вела книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, следует максимально полно восстановить данную книгу за пропущенный период. При этом сведения о трудовых книжках уволенных работников следует взять из имеющихся в организации документов (в том числе личных карточек по форме N Т-2, приказов и т. п.).

Обоснование: Основной нормативный акт, регулирующий вопросы учета трудовых книжек, - Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с изменениями и дополнениями (далее - Правила).

Правилами предусмотрено обязательное ведение в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - Книга учета) по утвержденным формам (п. 40).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в Книге учета, которая должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41).

Также Правила предусматривают ответственность работодателя или специально назначенного/уполномоченного им лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45).

Как мы видим, порядка исправления ошибки, описанной в вопросе, Правилами не установлено, нормы, которые к этой ситуации можно применить по аналогии, отсутствуют.

Из анализа приведенных норм Правил можно сделать выводы, во-первых, об обязательности наличия и ведения Книги учета в организации; во-вторых, о необходимости подписи работника в получении трудовой книжки в личной карточке по форме N Т-2 при увольнении; в-третьих, об ответственности работодателя или назначенного/уполномоченного им лица за отсутствие/ненадлежащее ведение Книги учета. С этой позиции полагаем, что неправильное (в том числе частичное) ведение Книги учета предпочтительнее полного отсутствия учета.

Поэтому полагаем, что для исправления ситуации, когда Книга учета не велась длительное время, ее следует восстановить за весь пропущенный период, взяв необходимые сведения из личных карточек работников по форме N Т-2.

По нашему мнению, внесенная в форму N Т-2 подпись работника в получении трудовой книжки при увольнении, в соответствии с п. 41 Правил, может служить подтверждением получения трудовой книжки при отсутствии надлежащего учета трудовых книжек в организации.

Если сведения о получении трудовой книжки работником при увольнении и его подпись в этом содержались в каких-либо иных документах (например, расписках), в восстановленной Книге учета рекомендуем отразить и этот факт.

Законных оснований для повторного отобрания подписей уволенных работников в получении ими своих трудовых книжек не существует. Поэтому при отсутствии возможности отобрать личные подписи работников в оставшейся незаполненной графе "Подпись работника в получении трудовой книжки при увольнении" рекомендуем сделать запись "Подпись работника в получении трудовой книжки содержится в личной карточке работника по форме N Т-2".

С. Ю.Катасонова

ОАО "Центральная геофизическая экспедиция"

16.07.2012