У организации есть контрагент, оказывающий услуги по доставке. Расчеты с ним ведутся наличными денежными средствами. Некоторые чеки, подтверждающие оплату услуг контрагента, работниками организации были потеряны. Какими документами можно подтвердить данную оплату для целей исчисления налога на прибыль?

Ответ: Если потеряны кассовые чеки, то для подтверждения факта в целях исчисления налога на прибыль оплаты, по нашему мнению, можно использовать копию контрольной ленты за тот день, когда производилась оплата, копию журнала кассира-операциониста, заверенные подписью и печатью поставщика услуг, а также квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Обоснование: Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации затраты, понесенные налогоплательщиком.

Кассовые чеки признаются для целей исчисления налога на прибыль первичными учетными документами, которые подтверждают фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) (см. Письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209).

Если работник организации потерял кассовый чек, то, чтобы организации подтвердить факт оплаты услуг по доставке, ей следует обратиться к поставщику услуг с просьбой представить ей копию контрольно-кассовой ленты за тот день, когда производилась оплата, и копию листа журнала кассира-операциониста. Оба этих документа должны быть заверены подписью и печатью поставщика услуг. Доказать факт оплаты услуг можно также квитанцией к приходному кассовому ордеру, ведь организации и предприниматели должны принимать наличные деньги по приходным кассовым ордерам (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373). Также покупателю желательно иметь счет на оплату, выставленный поставщиком услуг.

Контрольно-кассовая лента представляет собой первичный документ, выполненный на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о контрольно-кассовой технике и наличных денежных расчетах или расчетах с использованием платежных карт. Она в обязательном порядке применяется на всех контрольно-кассовых машинах. Кроме того, по каждой контрольно-кассовой машине ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе (п. п. 2 и 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745).

Как показывает практика, при отсутствии оригиналов чеков копия контрольно-кассовой ленты и копия книги кассира-операциониста являются надлежащим доказательством того, что оплата товаров, работ или услуг действительно произошла (см. Постановления ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 N А06-7444/07, ФАС Московского округа от 07.09.2010 N КА-А40/10200-10-2, ФАС Западно-Сибирского округа от 06.08.2001 N Ф04/2273-727/А45-2001).

В. К.Мешалкин

Издательско-консалтинговая группа

"АйСи Групп"

15.07.2012