Как правильно отразить изменение наименования организации в личной карточке по унифицированной форме N Т-2?

Ответ: Порядок внесения изменений при смене наименования организации в личную карточку по унифицированной форме N Т-2 законодательно не установлен, рекомендуемый порядок приведен в обосновании.

Обоснование: Унифицированная форма личной карточки (форма N Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

Личная карточка является документом первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В ней фиксируются персональные данные работника, а также сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении.

Личная карточка состоит из 11 разделов и заголовка ("шапки").

В заголовке в строке "Наименование организации" указывается наименование организации-работодателя в соответствии с учредительными документами (при наличии сокращенного наименования можно привести его).

Отметим, что, как правило, изменение наименования организации производится на основании решения общего собрания участников (акционеров), которое фиксируется протоколом (решением) общего собрания. В этом случае именно этот протокол будет являться основанием внесения соответствующей записи в личную карточку.

Между тем содержащиеся в Постановлении N 1 Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не определяют порядок внесения изменений в личную карточку при изменении наименования организации.

Поскольку законодательством не регламентировано внесение данных изменений в личную карточку по унифицированной форме N Т-2, рекомендуем воспользоваться правом вносить при необходимости дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации (см. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20). При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

По нашему мнению, для удобства внесения изменений кадровая служба организации в форму N Т-2 может:

- включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (в частности, наименование организации), зачеркнуть прежнее наименование организации, а в дополнительной строке указать новое наименование и основание переименования;

или

- одной чертой зачеркнуть прежнее наименование организации и либо сверху, либо в дополнительной строке вписать новое наименование, а в разд. X "Дополнительные сведения" указать наименование документа, на основании которого изменено наименование организации (например, протокол общего собрания или иное решение работодателя, его дату и номер);

или

- применить по аналогии порядок внесения изменений в случае смены наименования организации, установленный п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69): одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то" и проставляются основание переименования - протокол общего собрания или иное решение работодателя, его дата и номер.

Л. В.Попова

АКГ "Панацея ПРОФ"

11.07.2012