Вправе ли организация использовать зарплатные карты работников для возмещения расходов по авансовому отчету? Как правильно оформить данную операцию?

Ответ: Возмещение подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству.

Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, работодатель самостоятельно определяет способ возмещения работнику понесенных с ведома работодателя расходов.

Согласно п. 1.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П), данное Положение распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка Российской Федерации), а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (далее - юридические лица), на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальные предприниматели).

В соответствии с п. п. 4.1, 4.4 Положения N 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

На основании п. п. 2.3, 2.4 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение N 266-П), физические лица могут с использованием платежных карт совершать любые операции, совершение которых не запрещено или не ограничено законодательством РФ, в том числе получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации; оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации.

Также в силу п. 2.5 Положения N 266-П клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции: получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов; оплату расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации.

Таким образом, считаем, что в представленном случае действующее законодательство не устанавливает запретов или ограничений на выплату сумм в возмещение расходов по авансовому отчету на банковскую карту работника при условии закрепления такого способа выплаты в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Минфин России, Казначейство России в Письме N 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 указывают, что в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому работнику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией работникам документально подтвержденных расходов, Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - работников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации работникам документально подтвержденных расходов.

Следовательно, выдача подотчетных сумм путем перечисления их на банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству.

А. А.Филонов

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

17.04.2014