Работники организации часто ездят в командировки на служебных и личных автомобилях (работникам в таком случае выплачивается ежемесячная компенсация в пределах норм, установленных законодательством). Суммы платы (за наличный расчет) за бензин на основании авансового отчета с приложением чеков АЗС относятся в состав расходов при исчислении налога на прибыль

Достаточно ли авансового отчета для признания расходов документально подтвержденными?

Ответ: Если работники организации часто ездят в командировки на служебных и личных автомобилях (работникам в таком случае выплачивается ежемесячная компенсация в пределах норм, установленных законодательством), а суммы платы (за наличный расчет) за бензин на основании авансового отчета с приложением чеков АЗС относятся в состав расходов при исчислении налога на прибыль, то авансового отчета недостаточно для оформления операций по списанию топлива. Оправдательным документом в данном случае является путевой лист.

Обоснование: Списание стоимости и количество израсходованных ГСМ должны быть подтверждены документально (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Документом, подтверждающим фактический расход топлива, является путевой лист. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

В путевом листе указываются номер и дата его выдачи, номер и марка автомобиля, цель поездки, информация о конкретном пути следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Названные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход ГСМ в отношении конкретного автомобиля.

Путевые листы следует оформлять с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было обосновать расход топлива (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

При этом организация вправе разработать свою форму путевого листа при условии, что в нем содержатся все обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

По мнению Минфина России, высказанному в Письме от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640, для целей исчисления налога на прибыль расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива.

При использовании работником личного автомобиля обоснованность расходов по выплате компенсации за использование личного имущества в служебных целях также подтверждают путевыми листами (Письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и др.).

Что касается расходов на бензин при поездке работника на личном автомобиле, то списать стоимость бензина в расходы по налогу на прибыль (при условии выплаты ежемесячной компенсации за использование личного имущества в служебных целях) нельзя, так как в размерах компенсации, установленных законодательством РФ, учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации транспортного средства затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт) (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 N ВАС-495/09).

Таким образом, путевой лист служит оправдательным документом для списания расходов на топливо в целях исчисления налога на прибыль.

М. В.Волкова

ООО "Институт независимых

социально-экономических исследований"

Материал предоставлен при содействии

ООО "ИПЦ Консультант+Аскон"

Регионального информационного центра

Сети КонсультантПлюс

26.06.2012