Законно ли использование работодателем факсимиле при подписании трудового договора и приказа о приеме на работу?

Ответ: Использование работодателем факсимильного воспроизведения подписи при подписании трудового договора и приказа о приеме на работу незаконно, так как Трудовым кодексом РФ не предусмотрено использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений.

Обоснование: Есть организации, в которых руководитель часто бывает в разъездах и командировках или просто бывает очень занят и у него не всегда хватает времени на подписание кадровой документации. При этом трудовое законодательство требует оформлять всю документацию на принимаемых и увольняемых работников своевременно. Работники отделов кадров и отделов персонала нашли выход из такой ситуации - ставить факсимильную подпись руководителя в документах. Сам штамп, как правило, хранится у доверенного лица руководителя.

Попробуем разобраться, можно ли ставить такую подпись в трудовом договоре и приказе.

Согласно п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ под факсимильным воспроизведением подписи понимается воспроизведение собственноручной подписи человека на бумажных документах с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи. Следовательно, факсимиле - это уже не собственноручная подпись человека, которую он поставил лично, выражая тем самым свою волю, а ее воспроизведение на документах при помощи штампа или клише. При этом, как правило, воля того лица, чья подпись воспроизводится (ставится в виде факсимильного штампа), лишь предполагается, так как сам штамп ставит исполнитель во время отсутствия руководителя (то есть того лица, которое собственноручно должно подписать трудовой договор и приказ о приеме на работу).

По правилам ст. 67 ТК РФ трудовой договор подписывается каждой стороной трудового договора. Следовательно, трудовой договор от имени работодателя должен быть подписан лично уполномоченным лицом. В соответствии с ч. 6 ст. 20 ТК РФ, п. 1 ст. 53 ГК РФ таким лицом может быть:

- индивидуальный предприниматель;

- руководитель организации;

- иное уполномоченное лицо.

Следовательно, использование факсимильной подписи при заключении трудового договора ТК РФ не предусмотрено.

Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), которая предусматривает личную подпись руководителя организации.

Согласно п. 2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров (включая и форму N Т-1) обязаны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

Следовательно, использование факсимильной подписи при издании приказа о приеме работника на работу действующим трудовым законодательством не предусмотрено.

Поэтому использование работодателем факсимиле при подписании трудового договора и приказа о приеме на работу незаконно.

По этому вопросу существует и другая точка зрения, которая сводится к тому, что, так как использование факсимиле при заключении трудового договора и издании приказа о приеме на работу трудовым законодательством прямо не запрещено, то проставление факсимильной подписи руководителя в указанных документах возможно. Для этого достаточно в трудовом договоре сделать оговорку о том, что работник не возражает против использования факсимиле.

Сторонники этой точки зрения обосновывают свою позицию такими аргументами:

- ч. 2 ст. 67 ТК РФ, согласно которой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя;

- наличие факсимиле не делает трудовой договор недействительным, так как в силу ч. 2 ст. 67 ТК РФ не отменяет фактически сложившиеся трудовые отношения.

Таким образом, сторонники этой точки зрения к трудовым отношениям применяют нормы гражданского права об использовании факсимильного воспроизведения подписи. Полагаем эту точку зрения ошибочной, так как:

1) ст. 6 ГК РФ предусмотрено применение аналогии закона только к гражданским отношениям.

По правилам ст. 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, состоящим из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права.

Следовательно, к трудовым отношениям аналогия закона применяться не может, так как такого правила ТК РФ не содержит, а порядок заключения трудовых договоров регулируется ТК РФ;

2) ч. 2 ст. 67 ТК РФ прямо предусмотрена обязанность работодателя письменно оформить трудовой договор в течение 3 дней с момента фактического допущения работника к работе. Следовательно, отсутствие письменно оформленного трудового договора является исключением из правил, обусловлено необходимостью срочностью выполнения какой-либо работы и носит кратковременный характер;

3) учитывая, что факсимильное воспроизведение подписи используется, как правило, другим лицом (хранителем штампа или клише) во время отсутствия руководителя (то есть того лица, которое собственноручно должно подписать трудовой договор и приказ о приеме на работу), при заключении трудового договора имеет место так называемый порок воли, то есть воля лица, чье факсимиле используется, не направлена на заключение трудового договора и приказа о приеме на работу;

4) подписание приказа о приеме на работу происходит с нарушением требований о заполнении формы N Т-1, предусматривающих только личную подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица.

По нашему мнению, применение факсимильного воспроизведения подписи при заключении трудового договора и издании приказа о приеме на работу вместо собственноручной подписи является фактором риска, так как при проверке уполномоченными государственными органами прокурор или государственный инспектор по труду может расценить это как нарушение трудового законодательства.

Чтобы избежать такого риска (а также рисков, связанных с приостановлением деятельности организации из-за отсутствия руководителя), гораздо проще и удобнее руководителю один раз в три года выдавать доверенность одному или нескольким лицам с тем, чтобы эти лица использовали переданные полномочия во время отсутствия руководителя, включая случаи, когда отсутствие руководителя организации является внезапным, экстренным, чрезвычайным, длительным.

А. Ф.Шмелев

ООО "Юридическая и налоговая консультация онлайн"

18.06.2012