У организации возникла необходимость внесения изменений в унифицированную форму кадрового учета. Какова процедура внесения таких изменений? Должен ли работодатель издать приказ (распоряжение) о внесении изменений?

Ответ: Если речь идет о внесении дополнительных реквизитов (строк, граф) в кадровую документацию, то работодатель должен издать приказ (распоряжение) о внесении таких изменений. В случае если изменения касаются расширения строк (граф), издания такого приказа не требуется. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм кадровых документов не допускается.

Обоснование: Унифицированные формы бухгалтерских документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Внесение изменений в них производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации". Данные правила сводятся к следующему.

В унифицированные формы по общему правилу организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Приведем конкретный пример внесения изменения в унифицированную форму.

Рассмотрим конкретную ситуацию.

Пример 1. Организация выплачивает работникам ежеквартально бонусы. Однако формы приказов о приеме на работу N N Т-1 и Т-1а не предусматривают соответствующих строк. Они рассчитаны только на то, что работнику может выплачиваться оклад или тарифная ставка плюс при необходимости надбавка к ним. Организация может дополнить форму приказа строкой, позволяющей внести информацию о выплачиваемых бонусах, издав следующий приказ.

г. Москва 17 апреля 2012 г.

Приказ (Распоряжение) N 1

В соответствии с частями 2 и 3 Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20,

приказываю:

1. Внести в унифицированную форму N Т-1 (приказ (распоряжение) о приеме работника на работу), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, следующее изменение. Добавить после строки-реквизита "надбавкой" строку-реквизит "бонусом". Предусмотреть в форме указание размера бонуса в процентах от оклада.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Иванову Н. И.

Генеральный директор ______________________ Семенов А. Н.

подпись

Ю. А.Хачатурян

Компания "Nika, risk plan"

20.04.2012