Вправе ли работодатель вносить информацию об отпуске работника в его личную карточку в конце года?

Ответ: По нашему мнению, учитывая п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", работодатель должен вносить информацию об отпуске работника в его личную карточку сразу после его окончания.

Обоснование: Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, что и форма N Т-2 личной карточки, определено, что в разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Поскольку личная карточка утверждена в составе альбома первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, совершаемые в отношении работника хозяйственные операции или происходящие в его трудовом статусе изменения должны учитываться по правилам, изложенным в п. 4 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ, согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Согласно абз. 2 названной нормы своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Практика, при которой предоставленные работнику отпуска отражаются в конце года, создает риски ошибок в определении стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, в частности дней отпусков без сохранения заработной платы, превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

К. В.Набатчикова

Автономная некоммерческая организация

"Центр исследований в сфере экономики и права"

12.04.2012