Из-за нелетной погоды работник не смог вовремя вернуться из командировки (задержался в пути). Вправе ли работодатель уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на суточные за дни задержки в пути?

Ответ: Если из-за нелетной погоды работник не смог вовремя вернуться из командировки (задержался в пути), то организация вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на суточные, выплаченные работнику за дни задержки в пути. Документом, подтверждающим обоснованность задержки, может являться соответствующая справка из аэропорта, подтверждающая задержку рейса, с указанием конкретного времени прибытия. Также работодателю следует издать приказ о продлении срока командировки в связи с чрезвычайными обстоятельствами.

Обоснование: Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Трудовое законодательство гарантирует работнику при направлении в командировку сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

В Письме ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 дается разъяснение о документальном подтверждении командировочных расходов.

ФНС России указала, что по командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение)). Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения).

Документы должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам. При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Согласно п. 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения.

В соответствии с п. 19 Положения в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Однако на практике иногда бывает сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Полагаем, что в случае задержки рейса из-за нелетной погоды таким документом может являться справка из аэропорта, подтверждающая задержку рейса, с указанием фактического времени прибытия. Данная позиция подтверждается Письмом Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244.

Минфин России в Письме от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 разъяснил порядок возмещения организацией командировочных расходов в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с отметкой о дне выбытия в командировочном удостоверении. В Письме, в частности, указано, что днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути). При необходимости приказом руководителя организации командировка может быть продлена.

Таким образом, можно прийти к выводу, что в случае задержки работника в командировке по чрезвычайным обстоятельствам (например, из-за нелетной погоды) работнику следует представить работодателю справку из аэропорта, подтверждающую задержку, с указанием фактического времени прибытия. На основании данной справки работодатель издает приказ о продлении срока командировки в связи с чрезвычайными обстоятельствами.

О. А.Шевченко

Московская государственная

юридическая академия

имени О. Е.Кутафина

11.04.2012