Суд обязал организацию-работодателя восстановить работника на работе и оформить дубликат трудовой книжки без недействительной записи об увольнении. На основании каких документов работодатель должен оформить работнику дубликат - оригинала трудовой книжки или справок с предыдущих мест работы?

Возможно ли привлечь к административной ответственности должностное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, за несвоевременное оформление дубликата?

Ответ: Если суд обязал организацию-работодателя восстановить работника на работе и оформить дубликат трудовой книжки без недействительной записи об увольнении, то работодатель оформляет дубликат трудовой книжки на основании заявления работника и оригинала трудовой книжки (посредством перенесения в дубликат всех произведенных в трудовой книжке записей, за исключением записи, признанной недействительной).

Если работник отказывается представить оригинал трудовой книжки, ссылаясь на то, что она им утеряна, то работодателю, по нашему мнению, следует оформить дубликат на основании следующих документов: письменных трудовых договоров, справок, выдаваемых работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписок из приказов, лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы и др.

Полагаем, что за несвоевременное оформление дубликата должностное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, может быть привлечено к ответственности в виде наложения административного штрафа в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей.

Обоснование: Порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки в РФ регламентируется Трудовым кодексом РФ, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

В соответствии с п. 1.2 Инструкции при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Согласно п. 33 Правил при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Таким образом, в случае если суд обязал работодателя восстановить работника на работе и оформить дубликат трудовой книжки без недействительной записи об увольнении, то дубликат трудовой книжки оформляется на основании заявления работника и оригинала трудовой книжки.

Если работник отказывается представить оригинал трудовой книжки, ссылаясь на то, что она им утеряна, то работодателю, по нашему мнению, следует руководствоваться п. 31 Правил. Так, лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Правил при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Согласно п. 7.2 Инструкции если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Полагаем, что под соответствующими документами следует понимать, в частности, письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и др. (Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555).

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Инструкция в п. 7.2 также закрепляет обязанность работодателя оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Тем не менее работнику, который отказывается представить оригинал трудовой книжки, следует знать, что в соответствии с положениями п. 32 Правил, если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В отношении ответственности работодателя за несвоевременное оформление дубликата необходимо учитывать следующее.

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей.

Таким образом, в соответствии с КоАП РФ и Правилами за несвоевременное оформление дубликата должностное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, может быть привлечено к ответственности в виде наложения административного штрафа в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей.

Н. Г.Чистова

ОАО "Альфа-Банк"

10.04.2012