Что может предпринять работодатель при утрате кадровых приказов с подписями работников (в частности, по отпускам и кадровым перемещениям)? Каков порядок их восстановления? Нужно ли восстанавливать такие приказы по уволенным работникам?

Ответ: В случае утраты кадровых приказов с подписями работников работодателю следует их восстанавливать, поскольку действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов. Срок хранения составляет 75 лет по кадровым перемещениям и 3 года для приказов по отпускам. Для восстановления документации работодателю следует издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Если невозможно подписать восстановленные документы у лиц, ранее состоявших в трудовых отношениях с работодателем, то необходимо данную информацию зафиксировать в форме акта. Форма такого акта законодательством не установлена.

Обоснование: Действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов. Это обусловливается их особой значимостью. Кадровые документы являются документальным подтверждением права работника на социальное обеспечение, служат подтверждением трудового стажа работника и т. д.

Вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 8 "Кадровое обеспечение" указанного Перечня содержит информацию о сроке хранения личных дел, включая копии приказов работников. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ.

Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.

Следовательно, при утрате кадровых приказов с подписями работников работодатель должен издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления. Также в приказе рекомендуется указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации.

Если в организации сохранились электронные копии утраченных документов, то их проще будет восстановить. Сложнее, если таковых нет.

Однако в любом случае после того, как приказы будут восстановлены, необходимо, чтобы работники их подписали.

В случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие документов, подлежащих хранению работодателем, может привести к привлечению организации к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток).

В связи с этим в случае утраты документации работодателю рекомендуется восстанавливать утраченные документы и на уволенных работников. В том случае, если невозможно получить подписи уволенных работников, работодателю следует зафиксировать данную информацию. Форма такого акта законодательством не установлена.

М. В.Новикова

Российский государственный

университет нефти и газа

имени И. М.Губкина

09.04.2012