Участники ООО единогласно приняли решение о ликвидации общества. Каким образом следует поступить с документами ликвидируемого ООО?

Ответ: Документы ликвидируемого общества по передаточному акту передаются ликвидационной комиссии, которая, по нашему мнению, должна создать экспертную комиссию для проведения экспертизы документов, созданных в процессе деятельности общества. По результатам экспертизы документы, срок хранения которых истек, уничтожаются. Документы, срок хранения которых действителен, ликвидационной комиссией упорядочиваются и передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании заключенного договора.

Обоснование: В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация обязана хранить документы в соответствии с законодательством РФ (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ, п. п. 1, 2 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" и пр.).

Сроки хранения многих документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

В соответствии с п. 1 ст. 92 Гражданского кодекса РФ общество с ограниченной ответственностью может быть ликвидировано добровольно по единогласному решению его участников.

Пунктом 2 ст. 57 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" установлено, что общее собрание участников добровольно ликвидируемого общества принимает решение о ликвидации общества и назначении ликвидационной комиссии.

С этого момента к ликвидационной комиссии переходят все полномочия по управлению делами общества (п. 3 ст. 62 ГК РФ).

Следовательно, при принятии решения о ликвидации ООО и назначении ликвидационной комиссии общество должно передать все документы ликвидационной комиссии по передаточному акту, в котором следует отразить перечень документов и сроки хранения.

В соответствии с п. 1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2, для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы создается постоянно действующая экспертная комиссия. Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению (п. п. 2.2 и 3.1 указанного Положения).

Таким образом, ликвидационная комиссия, по нашему мнению, должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.

По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены п. 9.9 Национального стандарта Российской Федерации "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007", утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Согласно ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

Н. В.Феодосьева

ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

29.03.2012