Работник организации был отправлен в заграничную служебную командировку. Перед поездкой ему были выданы командировочные в иностранной валюте. По возвращении из командировки работник составил авансовый отчет с перерасходом и приложил подтверждающие документы, в которых суммы указаны в валюте. Перерасход будет выдан в рублях. По курсу на какую дату следует пересчитать в рубли перерасход работника в валюте в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: В случае если работнику при направлении его в заграничную командировку были выданы командировочные в иностранной валюте, а по возвращении из командировки работник составил авансовый отчет с перерасходом и приложил подтверждающие документы, в которых суммы указаны в валюте (при этом перерасход будет выдан в рублях), следует руководствоваться наличием или отсутствием у работника первичных документов по обмену валюты. Если такой документ (справка о покупке иностранной валюты) был представлен работником в совокупности с остальными документами, подтверждающими расходы в командировке, то сумма перерасхода работника в рублях будет определяться в целях исчисления налога на прибыль на дату обмена рублей на валюту в иностранном государстве согласно первичному документу по обмену валюты. Если такой документ отсутствует, то пересчет суммы перерасхода командированного работника в рубли должен быть произведен по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Обоснование: В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Пунктами 21 - 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ N 749 (далее - Положение), установлены условия возмещения расходов по найму жилого помещения, по проезду, расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, иные обязательные платежи и сборы при направлении работников в командировки на территории иностранных государств.

Согласно п. 24 Положения возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

В соответствии с п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому должны прилагаться все документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой.

В Письме Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 разъяснено, что работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Из этого следует, что при наличии у командированного лица справки о покупке иностранной валюты расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты по курсу обмена, который определяется на основании такой справки. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета. А если первичный документ по обмену валюты отсутствует, то пересчет суммы перерасхода командированного работника в иностранной валюте будет произведен по курсу на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.

Аналогичная точка зрения приведена в Письме ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408.

В Письме Минфина России от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324 указано, что если работник произвел расходы в иностранной валюте и справка об обмене валюты не представлена, то стоимость этих расходов пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Следовательно, в рассматриваемой ситуации следует руководствоваться наличием или отсутствием у работника первичных документов по обмену валюты. Если такой документ (справка о покупке иностранной валюты) был представлен работником в совокупности с остальными документами, подтверждающими расходы в командировке, то сумма перерасхода работника в рублях будет определяться на дату обмена рублей на валюту в иностранном государстве согласно первичному документу по обмену валюты. Если такой документ отсутствует, то пересчет суммы перерасхода командированного работника в рубли должен быть произведен по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Н. В.Феодосьева

ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

12.03.2012