Работник организации использует личный ноутбук, принтер и мобильный телефон для выполнения служебных заданий. Он обратился к работодателю за выплатой ему компенсации за использование и износ личного имущества. Работодатель издал приказ о выплате ежемесячной компенсации в фиксированной сумме за использование личного имущества работника. Достаточно ли такого приказа для выплаты компенсации работнику? Облагается ли данная компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ: Если работник организации использует личный ноутбук, принтер и мобильный телефон для выполнения служебных заданий, а компенсация ему выплачивается на основании приказа работодателя о выплате ежемесячной компенсации в фиксированной сумме за использование личного имущества работника, то для выплаты работнику компенсации за использование личного имущества в служебных целях работодателю, по нашему мнению, необходимо еще и заключить с работником соглашение об установлении размера компенсации в письменной форме. Таким соглашением является дополнительное условие в трудовом договоре либо дополнительное соглашение к трудовому договору.

Компенсация за использование работником личного имущества в служебных целях не облагается НДФЛ в установленных организацией размерах и страховыми взносами.

Обоснование: В ст. 164 Трудового кодекса РФ определено, что компенсация - это денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных законодательством РФ.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Соглашение сторон трудового договора, выраженное в письменной форме, подразумевает, что условие о возмещении работнику компенсации за использование им личного имущества для выполнения служебных заданий и размер такой компенсации нужно установить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору между работником и работодателем.

В Письме УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115 указано, что основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций.

Трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору будут являться основанием для издания приказа о выплате работнику компенсации за использование личного имущества в служебных целях.

На основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Законодательством РФ не предусмотрены пределы норм за использование личного имущества работника в служебных целях, такие нормы устанавливает организация.

В Постановлении от 24.06.2011 по делу N А35-8471/2009 ФАС Центрального округа пришел к выводу о том, что общество вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам расходов, понесенных ими в связи с выполнением трудовых обязанностей, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости.

В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

При этом пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ установлено, что не облагаются страховыми взносами установленные законодательством Российской Федерации компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Из разъяснений Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19 следует, что сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

Резюмируя вышеизложенное, можно сделать вывод, что для выплаты работнику компенсации за использование личного имущества в служебных целях необходимо заключить между работником и работодателем соглашение в письменной форме об установлении размера компенсации. Таким соглашением является дополнительное условие в трудовом договоре либо дополнительное соглашение к трудовому договору. Данный вид компенсации не облагается НДФЛ в пределах, установленных в соглашении между работником и работодателем, и страховыми взносами.

Н. В.Феодосьева

ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

22.01.2012