Работник отчитался по авансовому отчету. В приложенных товарных и кассовых чеках перечислены товары, приобретенные как для организации, так и для личных нужд работника, из-за чего сумма по авансовому отчету и сумма в оправдательных документах не совпадают. Может ли бухгалтер принять такой авансовый отчет и учесть в составе расходов по налогу на прибыль суммы, израсходованные по данному авансовому отчету?

Ответ: Законодательством не запрещено принять у работника авансовый отчет, в оправдательных документах которого указан ряд товаров, которые работник купил для личного пользования. При этом работнику желательно приложить письменные объяснения по поводу несовпадения сумм, отраженных в авансовом отчете, и сумм в документах, подтверждающих расходы подотчетного лица. В составе расходов по налогу на прибыль бухгалтер учитывает те суммы, которые были потрачены работником на приобретение товаров для осуществления коммерческой деятельности организации и подтверждены документально.

Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы для подтверждения израсходованных сумм.

Если товарный и кассовые чеки оформлены правильно, то есть соблюдаются все обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", то такие документы подтверждают потраченные подотчетным лицом суммы.

Таким образом, данный авансовый отчет следует принять у подотчетного лица несмотря на то, что в товарном и кассовом чеках отражена не только покупка товаров для организации, но и для его личного пользования. Подотчетное лицо отчиталось за израсходованные денежные средства. Законодательно это не закреплено, но лучше взять у работника письменные объяснения по поводу того, что к авансовому отчету приложены чеки, по которым часть товаров была приобретена для личного пользования и к деятельности фирмы не относится.

В расходах по налогу на прибыль можно учесть суммы, отраженные в авансовом отчете, то есть которые потрачены на приобретение товаров для осуществления коммерческой деятельности организации.

Н. В.Феодосьева

ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

19.01.2012