Из организации уволился работник. Впоследствии было обнаружено, что за ним числится долг в сумме подотчетных денежных средств, которые он не вернул и не отчитался по ним. Вправе ли организация учесть указанную сумму в составе расходов по налогу на прибыль? Если вправе, то в какой момент?

Ответ: Организация вправе учесть суммы подотчетных денежных средств, которые не были возвращены уволившимся работником, в составе внереализационных расходов по налогу на прибыль как безнадежную задолженность по истечении срока исковой давности. Противоположную позицию о том, что срок исковой давности в указанной ситуации составляет один год, налогоплательщику, возможно, придется отстаивать в суде.

Обоснование: Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом, в частности, понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя (ст. 238 Трудового кодекса РФ).

Согласно ст. 243 ТК РФ работник, которому вверены материальные ценности, в том числе на основании разового документа, несет полную материальную ответственность перед работодателем (ч. 1 ст. 242, п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится на основании распоряжения руководителя организации. Распоряжение делается не позднее одного месяца со дня установления размера причиненного работником ущерба (ст. 248 ТК РФ).

В случае пропуска этого срока организация вправе взыскать сумму долга через суд (ст. 248 ТК РФ). Согласно ст. 392 ТК РФ организация имеет право обратиться в суд с требованием о взыскании с работника ущерба в течение года со дня обнаружения причиненного ущерба.

В целях исчисления налога на прибыль организация вправе учесть в числе внереализационных расходов суммы безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). При этом безнадежным считается долг, по которому истек срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Соответственно, по истечении года со дня обнаружения причиненного ущерба невозвращенная сумма может считаться безнадежным долгом и будет включаться в расчет по налогу на прибыль в качестве внереализационных расходов.

Однако Минфин России отмечает, что по всем долгам, в том числе и по подотчетным суммам работников, применяется общий срок исковой давности, установленный ст. 196 Гражданского кодекса РФ, - три года (Письма Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610). Следовательно, если организация хочет избежать претензий со стороны налоговых органов, целесообразно включить подотчетные суммы, не возвращенные работниками, в состав расходов по истечении трех лет после обнаружения долга.

Е. А.Федорцова

Издательство "Главная книга"

16.12.2011