Организация выдала доверенность своему работнику сроком на один год на получение товарно-материальных ценностей. Доверенность выписана по самостоятельно разработанной форме на фирменном бланке организации

Можно ли отпускать товарно-материальные ценности по такой доверенности?

Ответ: Доверенность работнику на получение ТМЦ следует оформить по одной из унифицированных форм N N М-2 или М-2а. Вместе с тем законодательство не запрещает отпустить материальные ценности по неунифицированной форме доверенности либо вообще без предъявления доверенности - это риски, которые принимает на себя организация, отпускающая ценности.

Обоснование: Согласно п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

Пунктом 5 ст. 185 ГК РФ установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Исходя из п. 1 ст. 186 ГК РФ срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Обращаем внимание на тот факт, что по общему правилу доверенности составляются в произвольной форме. Однако из этого правила есть и исключение. И связано оно как раз с доверенностями на получение и выдачу товарно-материальных ценностей. Остановимся на правилах оформления, выдачи и учета таких доверенностей подробнее.

Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (ред. от 21.01.2003) утверждены межотраслевые формы доверенностей на получение ТМЦ - N N М-2 и М-2а.

До сего дня также не отменена и Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее - Инструкция). Однако в связи с этим необходимо учитывать, что указанные документы действуют в той части, которая не противоречит ГК РФ, содержащему общие правила оформления доверенностей, обозначенные выше.

Среди особенностей содержания и выдачи таких доверенностей выделим следующие:

1) полномочия, передаваемые указанными доверенностями, должны быть определены достаточно четко - получение определенных ТМЦ, более того, от конкретного поставщика и по конкретному документу или нескольким документам, реквизиты которых указываются непосредственно в тексте доверенности. Если в доверенности четко указаны сведения о документах на отпуск ТМЦ и ссылки на документы, на основании которых осуществляется передача ТМЦ (договор, заказ, заявка и т. д.), то судебная практика признает необязательной фиксацию в тексте доверенности сведений об ассортименте и количестве товара;

2) в соответствии с п. 6 Инструкции доверенности по форме N М-2 регистрируются в корешке книжки доверенностей. Отрывная часть доверенности выдается лицу, получающему ТМЦ, корешок же с подписью этого лица хранится в бухгалтерии. При этом в книжке доверенностей листы нумеруются до начала выдачи доверенностей с указанием количества листов на последнем листе с подписью главного (старшего) бухгалтера;

3) п. 10 Инструкции предусмотрены случаи, когда одна доверенность выдается на определенный период времени для регулярного получения ТМЦ по накладным. При частом получении ТМЦ по доверенности целесообразно применять форму N М-2а. Выдача таких доверенностей регистрируется в журнале учета выданных доверенностей, который должен быть заранее пронумерован и прошнурован, - форма такого журнала приведена в п. 6 Инструкции. При получении доверенности работник, которому доверено получение ТМЦ, ставит подпись в графе "Расписка лица, получившего доверенность";

4) в форме документа предусмотрено, что доверенность должна быть подписана не только руководителем организации, но еще и главным бухгалтером. Однако в этой части унифицированная форма доверенности вступает в противоречие с нормами ГК РФ, которые не предусматривают необходимость подписи главного (старшего) бухгалтера в доверенности на получение ТМЦ, а лишь определяют такую необходимость в отношении доверенностей, выдаваемых от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.

Учитывая, что официально унифицированная форма документа в части реквизита подписи главного бухгалтера не отменена, на практике легче предусматривать подпись главного бухгалтера при оформлении доверенностей на получение ТМЦ, чем в последующем доказывать контрагентам или иным заинтересованным лицам, что в силу ГК РФ эта подпись не требуется. Более того, в ряде судебных актов можно встретить формулировки, которые указывают на то, что судьи связывают надлежащее оформление доверенности на получение ТМЦ с наличием подписи главного бухгалтера (например, Постановление ФАС Поволжского округа от 18.08.2008 по делу N А55-374/08-24);

5) оформление доверенностей на получение ТМЦ по унифицированным формам N N М-2 и М-2а и их учет осуществляются бухгалтерией.

Таким образом, мы приходим к выводу, что доверенность работнику на получение ТМЦ следует оформить по одной из указанных выше унифицированных форм. Вместе с тем законодательство не запрещает отпустить материальные ценности по неунифицированной форме доверенности либо вообще без предъявления доверенности - это риски, которые принимает на себя организация, отпускающая ценности.

З. В.Шишкевич

ООО "Аудиторская компания "ФорсТайм"

14.12.2011