В обособленном подразделении локальным нормативным актом установлено, что руководитель данного подразделения является лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Может ли руководитель подразделения заверять записи, вносимые в трудовые книжки работников при их увольнении, подписью, выполненной факсимильным способом (факсимиле)?

Ответ: Если в обособленном подразделении локальным нормативным актом установлено, что руководитель данного подразделения является лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, то, по нашему мнению, руководитель не может исполнить в трудовой книжке свою подпись при помощи факсимиле, так как законодательство предусматривает применение факсимиле только в документах, для которых такая возможность установлена в силу закона.

Обоснование: Пунктом 3.17 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденных Росархивом, установлено, что одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи.

Нормами п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), установлено, что первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Следовательно, лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек, проставляет свою подпись на титульном листе.

Ввиду норм п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Данная норма также указывает на тот факт, что имеются ситуации, когда внесение подписи является необходимым.

Следует отметить, что ни Инструкцией, ни Правилами не оговорена возможность применения факсимиле при внесении подписей в трудовые книжки.

Исходя из приведенного выше считаем, что руководитель обособленного подразделения не может исполнить в трудовой книжке свою подпись при помощи факсимиле, так как законодательство предусматривает применение факсимиле только в документах, для которых такая возможность установлена в силу закона, а нормы Правил и Инструкции не указывают на возможность исполнения подписи факсимильным способом.

А. Ю.Рахаев

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

20.11.2011