У организации возникает необходимость посылать своих работников в командировки в пределах РФ. С этой целью организация оформляет командировочные удостоверения по установленной форме, исполненные в электронном виде и снабженные усиленной электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП). Организации, в которые осуществляются командировки работников, также имеют усиленные ЭЦП, отвечающие всем установленным требованиям. Могут ли командировочные удостоверения, исполненные в электронном виде и снабженные ЭЦП, являться документами, подтверждающими факт командировки?

Ответ: Командировочные удостоверения, исполненные в электронном виде и снабженные ЭЦП, могут являться документами, подтверждающими факт командировки работников (при наличии усиленной ЭЦП у организаций, в которые командируются работники).

Обоснование: В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Данная норма четко указывает, что документ, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу, равную документу, исполненному на бумажном носителе и подписанному собственноручно, если иное прямо не предусмотрено законом.

Пунктом 2 ст. 1 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) действие Закона N 1-ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.

Нормами п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ установлено, что электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Таким образом, законодательство предусматривает ряд условий, в соответствии с которыми ЭЦП является юридически равнозначной собственноручной подписи.

В силу норм ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

Следовательно, если документ должен содержать помимо подписи печать организации, то документ, исполненный в электронном виде, снабженный усиленной ЭЦП, признается равнозначным документу, исполненному на бумажным носителе, подписанному надлежащим лицом и заверенному печатью организации, если для такого документа признается надлежащей электронная форма исполнения.

Пунктом 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В силу п. 7 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Нормами п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение), установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения.

Кроме того, нормами п. 7 Положения установлено, что фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Таким образом, отметки о прибытии и выбытии из места командировки должны быть заверены печатью организации.

Минфин России считает, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной цифровой подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Данная позиция отражена в Письме Минфина России от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3.

Исходя из позиции Минфина России можно сделать вывод, что организация может оформить командировочное удостоверение, снабдив указанный документ усиленной ЭЦП, отвечающей всем необходимым условиям, так как законодательство не содержит норм, указывающих не необходимость исполнения командировочного удостоверения на бумажном носителе. Кроме того, усиленная ЭЦП заменяет собой печать организации, необходимую для заверения отметок о прибытии и выбытии из мест командировок.

А. Ю.Рахаев

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

09.11.2011