Может ли работник поехать в командировку на личном автомобиле? Какие документы должны быть у работника в наличии, чтобы работодатель мог компенсировать ему износ автомобиля и расходы на бензин и учесть данные расходы в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Работник может поехать в командировку на личном автомобиле, при этом помимо командировочного удостоверения у него должен быть путевой лист, в этом случае расходы на бензин и износ автомобиля могут быть компенсированы работнику, сумму компенсации работодатель может учесть в целях исчисления налога на прибыль.

Обоснование: В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Статьей 188 ТК РФ регламентировано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Как видим, из положений ст. 188 ТК РФ следует, что работнику могут быть компенсированы два вида выплат:

- компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов;

- расходы, связанные с использованием имущества.

Поэтому одному и тому же работнику могут быть выплачена компенсация за использование личного имущества и возмещены расходы, связанные с использованием личного имущества.

Отметим, что при использовании личного имущества без согласия работодателя требовать компенсацию и возмещение расходов работник не вправе.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В Письме ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199 налоговое ведомство разъяснило порядок учета стоимости проезда работника в командировку в целях налогообложения прибыли.

По общим правилам командировочные расходы, в том числе затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, учитываются при исчислении налога на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (расходы работодателя по оплате стоимости проезда работника к месту командировки и обратно учитываются в данном случае в суммах, подтвержденных проездным документом (билетом), поскольку согласно п. 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ именно данным документом удостоверяется заключение договора перевозки пассажира).

Если же работник направляется в служебную командировку на личном автомобиле, то, по мнению контролеров, расходы на проезд хозяйствующие субъекты - работодатели вправе также учесть при формировании налогооблагаемой базы, правда, уже на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Кроме того, такие расходы подлежат лимитированию в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Таким образом, в рассматриваемой ситуации помимо командировочного удостоверения необходимо обеспечить работника путевым листом, который, согласно п. 14 ст. 2 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"), необходим для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Если им пренебречь, то, вероятнее всего, контролирующие органы в ходе проверки поставят под сомнение расходы на приобретение ГСМ, истраченных работником на проезд до места командирования, а соответственно, и расходы на выплату компенсации.

Так, в Письме Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6 указано, что для получения компенсации помимо представления в бухгалтерию организации копии технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке, работник ведет учет служебных поездок в путевых листах.

Следует отметить, что арбитражные суды придерживаются несколько иной точки зрения. Так, в Постановлении ФАС Центрального округа от 25.05.2009 N А62-5333/2008 суд указал, что путевой лист является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не являющемуся водителем, организация не обязана, поскольку путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего хозяйствующему субъекту автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях (даже если эти поездки осуществляются в служебных целях).

Схожая позиция отражена и в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 N Ф04-8171/2008(18850-А70-40), Ф04-8171/2008(18852-А70-40). Не принимая в целях исчисления налога на прибыль расходы в виде компенсаций работникам налогоплательщика, выплаченных за использование личных автомобилей в производственных целях, налоговый орган указывал в оспариваемом решении на непредставление путевых листов, подтверждающих служебный характер поездок работников и, соответственно, правомерность уменьшения налогооблагаемой прибыли.

Арбитражный суд, признавая недействительным решение инспекции, ссылаясь на пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, ст. ст. 56, 72 ТК РФ, пришел к выводу, что дополнительными соглашениями к трудовым договорам, приказами на выплату компенсаций за использование личного транспорта подтверждается обоснованность компенсационных выплат. Довод инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов следует считать нормативно необоснованным.

Напомним, что предельные нормы компенсаций за использование личного автотранспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения, составляют при использовании легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.

Если же установленный размер компенсации превышает указанные нормы, то при исчислении налога на прибыль суммы превышения компенсации над установленной нормой не включаются в расходы, учитываемые при налогообложении (п. 38 ст. 270 НК РФ).

О. В.Шибаева

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

07.11.2011