Организация применяет УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы". Положениями трудовых договоров с работниками установлено, что работодатель возмещает им стоимость служебных разговоров, осуществляемых по мобильным телефонам, принадлежащим работникам. Можно ли признать данные расходы при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН?

Ответ: Организация, применяющая УСН (с объектом налогообложения "доходы минус расходы"), заключившая трудовые договоры с работниками, положениями которых предусматривается возмещение им стоимости служебных переговоров, осуществляемых работниками по принадлежащим им личным мобильным телефонам, вправе учесть данные затраты для целей исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН. Для того чтобы производить выплаты данных компенсаций, организации необходимо: предусмотреть эти выплаты, их размер или порядок их определения в трудовом договоре с работником или отдельном соглашении; издать приказ (распоряжение), отражающий причины, по которым работником проводятся телефонные переговоры с использованием личного мобильного телефона; хранить копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемый телефон, и заключенного с сотовой компанией договора об оказании услуг связи; получить детализированный отчет, выписанный на работника, в котором указаны номера и стоимость каждого разговора.

Обоснование: При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

В соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ налогоплательщик, применяющий УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на расходы", при расчете налога полученные доходы имеет право уменьшить на расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи. Соответственно, расходы на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть включены в состав расходов по оплате услуг связи (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.09.2007 N 18-12/3/086969@).

При этом нужно позаботиться о документальном подтверждении таких расходов.

Для подтверждения использования личного мобильного телефона для служебных нужд целесообразно производить указанные выплаты на основании приказа (распоряжения), отражающего причины, по которым работником проводятся телефонные переговоры с использованием личного мобильного телефона, и отчета работника, осуществляющего такие переговоры, утвержденного предпринимателем. Для определения размера возмещения расходов работника на оплату услуг мобильной связи необходимо наличие договора с организацией - поставщиком услуг связи, счета на оплату услуг мобильной связи, выставленного поставщиком данных услуг потребителю, с расшифровкой выполненных услуг и тарифами за оказанные услуги (Письмо Минфина России от 02.02.2005 N 03-03-02-05/7).

Кроме того, в ситуации, когда мобильные телефоны принадлежат работникам и договоры с операторами связи заключены, территориальный орган ФНС России по г. Москве в Письмах от 18.06.2009 N 16-15/061735, от 20.09.2006 N 20-12/83834 для целей учета данных расходов при исчислении налога на прибыль рекомендует иметь документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие:

- право собственности работника на используемое имущество и заключение с оператором сотовой связи договора об оказании услуг связи;

- расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях. В частности, необходимо отделить личные разговоры работника от служебных разговоров. В этом поможет детализированный отчет, выписанный оператором связи на работника, в котором указаны все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора. К детализированному отчету рекомендуется приложить расшифровки, составленные организацией в произвольной форме и заверенные руководителем, подтверждающие факт того, что конкретный телефонный номер принадлежит юридическому лицу (другому лицу), с которым у организации установлены (либо налаживаются) производственные связи.

При отсутствии документов, подтверждающих производственный характер переговоров, проведенных работниками по их личным мобильным телефонам, такие разговоры, по мнению налогового органа, рассматриваются как звонки частного характера и выплаченные работникам денежные средства для целей налогообложения прибыли не учитываются.

Полагаем, что данные разъяснения налоговиков могут быть применены в отношении не только плательщиков налога на прибыль, но и налогоплательщиков, применяющих УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", поскольку в силу п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в п. 1 данной статьи, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Расходы, указанные в пп. 5, 6, 7, 9 - 21, 34 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. ст. 254, 255, 263, 264, 265 и 269 НК РФ.

Н. В.Лебедева

Консалтинговая группа "Аюдар"

28.09.2011