Работник по возвращении из служебной командировки представил работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, командировочное удостоверение, отчет о выполненной работе в командировке и иные документы, подтверждающие произведенные работником расходы. Работодатель потребовал приложить к авансовому отчету чеки и квитанции, подтверждающие расход суточных. Правомерно ли такое требование работодателя?

Ответ: Если работник по возвращении из служебной командировки представил работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, командировочное удостоверение, отчет о выполненной работе в командировке и иные документы, подтверждающие произведенные работником расходы, а работодатель потребовал приложить к авансовому отчету чеки и квитанции, подтверждающие расход суточных, то данное требование работодателя неправомерно. Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением.

Обоснование: В силу положений ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ч. 2 ст. 166 ТК РФ).

Статья 168 ТК РФ закрепляет, что в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В силу указания п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Как указывает п. 7 Положения, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения.

В силу п. 11 Положения работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения.

Минфин России в Письме от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770 разъясняет: ввиду того что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, а срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом представления чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.

Минфин России в Письме от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206 также отмечает, что затраты на выплату суточных не должны подтверждаться представлением чеков и квитанций, отражающих расходование работником суточных. При этом под затратами на выплату суточных понимаются затраты работодателя на выплату суточных, а не затраты работника по их использованию, так как суточные выплачиваются в фиксированной сумме денежных средств за каждый день командировки.

В связи с тем что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением.

Таким образом, Положение не содержит обязанности работника по подтверждению произведенных им дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места жительства (суточных). Учитывая также позицию Минфина России по данному вопросу, можно сделать вывод о том, что расходы в виде суточных могут подтверждаться только командировочным удостоверением, которое в обязательном порядке прилагается к авансовому отчету об израсходованных в связи с командировкой суммах.

О. С.Дубасова

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

13.09.2011