Как работник, направленный в служебную командировку, может подтвердить расходы по проезду для целей исчисления налога на прибыль, если им приобретен электронный авиабилет?

Ответ: Расходы по приобретению электронного авиабилета подтверждаются надлежащим образом оформленной маршрут/квитанцией, выдаваемой пассажиру в обязательном порядке. Указанную маршрут/квитанцию для подтверждения расходов на проезд работник обязан приложить к авансовому отчету, представляемому работодателю по возвращении работника из командировки.

Обоснование: Часть 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В силу положений ч. 2 ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Статья 168 ТК РФ закрепляет обязанность работодателя по возмещению работнику в случае направления его в служебную командировку расходов по проезду; расходов по найму жилого помещения; дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных); иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В случае оформления проездных документов электронными билетами необходимо руководствоваться следующим.

В соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

ФНС России в Письме от 25.11.2009 N МН-22-3/890 "О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)" разъясняет, что указанные в Положении надлежащим образом оформленные оправдательные документы являются необходимым, неотъемлемым приложением к авансовому отчету.

Таким образом, п. 26 Положения закрепляет обязанность работника по представлению работодателю в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки в том числе оправдательных документов о фактических расходах по проезду.

Согласно п. 1 формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее - форма), электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее - электронный билет) представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.

В силу пп. 1 п. 1 формы электронный билет имеет следующую структуру: электронный полетный купон, электронный контрольный купон, электронный агентский купон, маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), причем наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.

В пп. 2 п. 1 формы закрепляется, что маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру обязательно. Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности.

Минфин России в Письме от 27.07.2010 N 03-03-07/25 разъясняет, что в случае когда билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

На основании вышеизложенных норм можно сделать вывод о том, что оформленная и выданная пассажиру (работнику) маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), признаваемая документом строгой отчетности, является оправдательным документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение электронного билета. Данную маршрут/квитанцию работник обязан будет приложить к авансовому отчету и представить работодателю в течение 3 дней по возвращении из командировки.

О. С.Дубасова

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

13.09.2011