Организация отправляет работников за границу для участия в конференции. При этом с турагентством заключается договор для оформления виз, оплаты гостиницы, перелета, медицинской страховки. Какие документы нужно получить организации от турагентства для возможности подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль? Какие документы должны представить работники по возвращении из командировки (билеты, документы гостиницы) и как они могут подтвердить свое присутствие на конференции?

Ответ: Приказы (распоряжения) о направлении работников в командировки, командировочные удостоверения, служебные задания для направления в командировки и отчеты об их выполнении, авансовые отчеты, авиабилеты, счета турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и акты выполненных работ, подписанные с турфирмами, ксерокопии страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, подтверждающие расходы на загранкомандировки производственного характера, могут быть приняты в качестве первичных документов для целей налогового учета. При этом документальным подтверждением выезда работника за границу РФ будут являться отметки пограничной службы о въезде и выезде из страны командировки и отчет о выполнении служебного задания.

Обоснование: Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Расходы, связанные с направлением работника в командировку, должны быть подтверждены следующими документами, оформленными в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1) приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку по формам N N Т-9 и Т-9а;

2) командировочным удостоверением - форма N Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. При направлении работника в командировку за пределы РФ командировочное удостоверение не оформляется;

3) служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме N Т-10а.

Кроме того, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1).

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа - и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы. При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

Таким образом, приказы (распоряжения) о направлении работников в командировки, командировочные удостоверения, служебные задания для направления в командировки и отчеты об их выполнении, авансовые отчеты, авиабилеты, счета турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и акты выполненных работ, подписанные с турфирмами, ксерокопии страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, подтверждающие расходы на загранкомандировки производственного характера, могут быть приняты в качестве первичных документов для целей налогового учета.

При этом документальным подтверждением выезда работника за границу РФ для участия в конференции будут являться отметки пограничной службы о въезде и выезде из страны командировки и отчет о выполнении служебного задания.

Г. Г.Лалаев

Заместитель начальника

отдела налогообложения прибыли

(дохода) организаций

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

Минфина России

18.08.2011