Индивидуальный предприниматель, с 2010 г. применяющий УСН с объектом налогообложения "доходы", в декабре 2013 г. при переезде утерял авансовые отчеты и документы, подтверждающие расходы, произведенные в командировках работниками, за 2007 - 2012 гг. Должен ли индивидуальный предприниматель восстановить утраченные авансовые отчеты и документы, подтверждающие расходы?

Ответ: Несмотря на то что для определения налоговой базы по налогу, уплачиваемому индивидуальным предпринимателем в связи с применением упрощенной системы налогообложения с объектом налогообложения "доходы", расходы (в том числе расходы, произведенные в командировке) не учитываются, для подтверждения правильности исчисления и уплаты страховых взносов и НДФЛ индивидуальному предпринимателю надлежит восстановить утерянные авансовые отчеты и документы, подтверждающие расходы, произведенные в командировках, за 2008 - 2012 гг.

Обоснование: Если объектом налогообложения являются доходы индивидуального предпринимателя, то налоговой базой по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, признается денежное выражение доходов организации или индивидуального предпринимателя (п. 1 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

При этом расходы индивидуального предпринимателя при определении налоговой базы по вышеуказанному налогу не учитываются.

Для индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, в соответствии с п. 4 ст. 346.11 НК РФ сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности индивидуального предпринимателя, оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В Письме Минфина России от 30.10.2013 N 03-11-11/46198 сделан вывод, что индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, оформление документов, подтверждающих направление работников в служебные командировки и произведенные ими вышеуказанные расходы в служебных командировках, а также авансовых отчетов должны производить в общеустановленном порядке.

Налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Причем течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Налогоплательщики - индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, независимо от выбранного объекта налогообложения обязаны хранить данные налогового учета и другие необходимые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).

Кроме того, в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) установлено, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся в течение срока, предусмотренного правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения документации установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Согласно данному документу подлежат хранению в течение пяти лет при условии проведения проверки (ревизии) авансовые отчеты и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (ст. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России N 558).

Согласно п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ бухгалтерский учет могут не вести индивидуальные предприниматели в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством.

Исходя из ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и Порядок заполнения которой утверждены Приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н "Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения".

Таким образом, индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, вправе не вести бухгалтерский учет в отношении предпринимательской деятельности в рамках упрощенной системы налогообложения.

Исходя из вышесказанного индивидуальный предприниматель, применяющий УСН с объектом налогообложения "доходы", для расчета налога по УСН вправе не восстанавливать утраченные авансовые отчеты и документы, подтверждающие расходы, произведенные в командировках, за 2007 - 2012 гг.

Однако для подтверждения правильности расчета НДФЛ с сумм, выплаченных работнику, и базы для обложения страховыми взносами наличие авансовых отчетов и документов, подтверждающих расходы, произведенные в командировке, является необходимым.

В Письме Минтруда России от 07.10.2013 N 17-4/1647 отмечено, что оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету или ненадлежащее их оформление влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

При оплате организациями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы на наем жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ)).

В том случае, если расходы в командировке на проезд до места назначения и обратно, расходы на наем жилья, превышающие законодательно установленный норматив (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), и прочие расходы, произведенные в командировке, документально не подтверждены, они облагаются НДФЛ (Письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51).

Обращаем внимание на то, что сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, согласно п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона N 212-ФЗ необходимо обеспечивать в течение шести лет, а не четырех, как в отношении данных и документов бухгалтерского и налогового учета, необходимых для исчисления и уплаты налогов. При этом срок давности для привлечения к ответственности как в отношении налоговых правонарушений, так и в отношении правонарушений по страховым взносам составляет три года с момента их совершения либо со следующего дня после дня окончания периода, в течение которого они были совершены, и до дня вынесения решения о привлечении к ответственности (п. 1 ст. 113 НК РФ и ч. 1 ст. 45 Закона N 212-ФЗ).

Таким образом, по нашему мнению, индивидуальному предпринимателю, применяющему УСН с объектом налогообложения "доходы", необходимо восстановить утраченные авансовые отчеты и документы, подтверждающие расходы, произведенные в командировках, за период с 2008 г. по 2012 г.

Е. В.Дмитриенко

ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

12.03.2014