В обществе журнал регистрации полученных счетов-фактур, служащих основанием для принятия к вычету суммы НДС, ведется в автоматизированной системе учета в трех его структурных подразделениях. При введении данных система присваивает уникальный номер по порядку, однако дату внесения необходимо указывать вручную. При формировании общего журнала регистрации сохраняется единая нумерация по порядку, но поскольку данные вносятся в разных подразделениях, хронология дат может не совпадать

Должен ли журнал регистрации полученных счетов-фактур быть единым или его можно формировать по подразделениям общества?

Какие обязательные реквизиты должны быть в данном журнале?

Ответ: Журнал учета полученных счетов-фактур должен быть единым по организации, имеющей структурные подразделения.

Наличие в обществе нескольких журналов учета полученных счетов-фактур, а также несовпадение хронологии дат в ведущемся обществом едином журнале учета полученных счетов-фактур может привести к претензиям со стороны налоговых органов, связанным с применением вычетов по НДС на основании полученных счетов-фактур. Однако, с учетом существующей арбитражной практики, высока вероятность решения спора в пользу налогоплательщика. При этом законодательство не содержит перечня обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в журнале учета полученных счетов-фактур.

По нашему мнению, в данном журнале должны содержаться сведения о дате поступления счета-фактуры и информация, позволяющая идентифицировать указанный счет-фактуру (его дата, номер, наименование поставщика, сумма, на которую выставлен счет-фактура).

Обоснование: Согласно п. 3 ст. 169 Налогового кодекса РФ при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения по НДС, налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, если иное не предусмотрено п. 4 данной статьи.

В соответствии с п. 8 ст. 169 НК РФ Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 утверждены Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее - Правила).

Согласно п. 1 Правил покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся.

Учет счетов-фактур покупатели ведут по мере их поступления от продавцов в хронологическом порядке (п. 2 Правил).

Таким образом, Правила предусматривают ведение журнала (одного) учета полученных счетов-фактур.

Кроме того, Правила предполагают отражение в журнале всех полученных покупателем счетов-фактур. При этом последовательность отражения в нем счетов-фактур связана с датой их поступления от продавцов.

Из указанных положений можно сделать вывод о том, что журнал учета полученных счетов-фактур должен быть единым по организации.

Указанной позиции придерживаются и налоговые органы.

Согласно Письму Минфина России от 09.08.2004 N 03-04-11/127 организация ведет единый журнал учета счетов-фактур. При этом структурные подразделения могут вести журналы учета полученных счетов-фактур в виде разделов единого журнала учета счетов-фактур. За отчетный налоговый период данные разделы представляются структурными подразделениями для оформления единого журнала учета счетов-фактур.

Таким образом, журнал учета полученных счетов-фактур должен быть единым по организации. При этом общество вправе формировать журналы по структурным подразделениям с последующим объединением соответствующих данных в единый журнал.

Обращаем внимание, что существующая судебная практика исходит из права налогоплательщика на применение вычета по НДС (при соблюдении требований гл. 21 НК РФ) даже в случае нарушения им порядка ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж (Постановления ФАС Московского округа от 11.05.2006, 06.05.2006 N КА-А41-3962-06 по делу N А41-К2-14365/05, ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2007 по делу N А56-60524/2005, ФАС Уральского округа от 17.07.2007 N Ф09-5403/07-С2 по делу N А50-18680/06).

ФАС Поволжского округа в Постановлении от 03.09.2009 по делу N А55-15028/2008 указал, что отсутствие журналов учета счетов-фактур и книг продаж (покупок), не являющихся первичными документами, не может служить основанием для отказа в применении вычетов по НДС при условии соблюдения порядка составления счетов-фактур, указанного в ст. 169 НК РФ.

Таким образом, наличие в обществе нескольких журналов учета полученных счетов-фактур может привести к претензиям со стороны налоговых органов, связанным с применением вычетов по НДС на основании полученных счетов-фактур. Однако с учетом существующей судебной практики вероятность решения спора в пользу налогоплательщика является очень высокой.

По этой же причине полагаем, что несовпадение хронологии дат в ведущемся обществом едином журнале учета полученных счетов-фактур не влечет высоких налоговых рисков.

Что касается перечня обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в журнале учета полученных счетов-фактур, отметим, что ни НК РФ, ни Правила не содержат такого перечня.

Вместе с тем можно сделать вывод, что в журнале учета полученных счетов-фактур должны содержаться сведения о дате поступления счета-фактуры и информация, позволяющая идентифицировать указанный счет-фактуру (его дата, номер, наименование поставщика, сумма, на которую выставлен счет-фактура). Налогоплательщик вправе предусмотреть и другие сведения, которые могут содержаться в данном журнале.

Типовую форму журнала учета полученных счетов-фактур с указанием содержащихся в нем реквизитов общество вправе закрепить в своей учетной политике для целей налогообложения.

О. Л.Ефимьева

Старший юрист

ЗАО "МСАй ФДП-Аваль"

17.05.2011