В бухгалтерском учете общества числится дебиторская задолженность на сумму выплаченных работникам авансов, по которой срок исковой давности истек, а данные работники уволены за прогул и по месту регистрации не находятся. Вправе ли общество списать данную задолженность с уменьшением налоговой базы по налогу на прибыль?

Ответ: Если в бухгалтерском учете общества числится дебиторская задолженность на сумму выплаченных работникам авансов, по которой срок исковой давности истек, а данные работники уволены за прогул и по месту регистрации не находятся, то для исключения возможных разногласий с налоговыми органами по поводу экономической оправданности расходов (убытков) от списания рассматриваемых сумм дебиторской задолженности рекомендуем в приказе руководителя о списании данной задолженности, помимо прочего, указать, что проведение мероприятий по розыску должников (бывших работников) и истребование у них долга в судебном порядке в течение срока давности являлись нецелесообразными, так как расходы общества на проведение данных мероприятий могут превысить суммы долга, подлежащие возврату.

Обоснование: В связи с истечением сроком исковой давности Общество вправе списать на расходы суммы дебиторской задолженности уволившихся сотрудников по выплаченным им авансам, которые не были возвращены.

На рассматриваемую дебиторскую задолженность распространяется общий срок исковой давности, который в соответствии со ст. 196 Гражданского кодекса РФ установлен в три года.

Подпунктом 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ установлено, что в целях гл. 25 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов.

Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ истечение срока исковой давности является самостоятельным основанием признания задолженности безнадежной и ее учета в расходах для целей налогообложения.

Аналогичное мнение о списании дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности по невозвращенным неотработанным авансам бывшими работниками приведено в Письме Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610. В данном Письме также указано, что для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

При этом в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет (ч. 5 ст. 80 Трудового кодекса РФ).

В связи с этим, по нашему мнению, для исключения возможных разногласий с налоговыми органами по поводу экономической оправданности расходов (убытков) от списания рассматриваемых сумм дебиторской задолженности рекомендуем в приказе руководителя о списании данной задолженности, помимо прочего, указать, что проведение мероприятий по розыску должников (бывших работников) и истребование у них долга в судебном порядке в течение срока давности являлись нецелесообразными, так как расходы общества на проведение данных мероприятий могут превысить суммы долга, подлежащие возврату.

Кроме этого, дополнительным и существенным доказательством экономической оправданности рассматриваемых расходов, по нашему мнению, являлись бы хранящиеся у общества до настоящего времени трудовые книжки "пропавших" работников, поскольку невозможность истребования с работников излишне выплаченных им сумм по причине неизвестности места их нахождения, безусловно, сопровождается и невозможностью возврата им трудовых книжек.

Д. Ю.Новиков

Заместитель генерального директора

по аудиту и консалтингу

ООО Аудиторская фирма "Стимул"

13.05.2011