Работники для срочных выездов к клиентам пользуются такси или услугами частных водителей. В трудовом договоре предусмотрен разъездной характер работы. По результатам встречи работники пишут заявление с просьбой компенсировать расходы на такси, хотя чеков не представляют, и генеральный директор издает приказ о компенсации расходов

При каких условиях организация может принять данные расходы в уменьшение налога на прибыль?

Облагается ли компенсация НДФЛ, страховыми взносами и взносами на травматизм?

Ответ: Если работники, в трудовых договорах которых предусмотрен разъездной характер работы, для срочных выездов к клиентам пользуются такси или услугами частных водителей, а по результатам встречи пишут заявление с просьбой компенсировать такси, хотя чеков не представляют, и генеральный директор издает приказ о компенсации расходов, то возможно два варианта компенсации расходов на проезд работникам, имеющим разъездной характер работы:

1) возмещение расходов на основании подтверждающих документов, представляемых работником в соответствующем размере;

2) установление фиксированной надбавки за разъездной характер работы в трудовом или коллективном договоре.

В первом варианте при непредставлении работником подтверждающих документов организация не сможет принять подобную компенсацию для целей исчисления налога на прибыль. В отношении НДФЛ и страховых взносов предусмотрены льготные нормы, однако при отсутствии надлежащего документального подтверждения возможны риски переквалификации компенсации в прочие выплаты в адрес работника, подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Во втором варианте организация сможет учесть надбавку для целей исчисления налога на прибыль. Однако данная надбавка является элементом оплаты труда и подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами. Тем не менее существует судебная практика в пользу налогоплательщика.

Обоснование: В соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы на проезд. При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В силу данных положений рекомендуем закрепить возможность получения компенсации расходов на проезд и ее пределы в коллективном или трудовом договоре с сотрудниками, работа которых носит разъездной характер.

Налог на прибыль

Глава 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением работнику расходов при выполнении им работы разъездного характера.

Контролирующие органы сходятся во мнении, что компенсация расходов на проезд работника, имеющего разъездной характер работы, может быть учтена в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Так, в п. 2 Письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 со ссылкой на Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87 (доведено Письмом ФНС России от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@) разъясняется, что возмещение работникам расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, связано с выполнением ими трудовых обязанностей и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Тем не менее следует помнить, что для целей налогообложения расходы должны быть не только экономически обоснованны, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Минфин России подчеркивает, что организация имеет право включить в расходы для целей налогообложения стоимость расходов на такси для сотрудников только при условии их документального подтверждения (Письма от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

При этом документальным подтверждением расходов на оплату такси, по мнению контролирующих органов, служит кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (Письма УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978, от 19.12.2007 N 28-11/121388).

В рассмотренном Письме ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 также указано, что гл. 25 НК РФ не установлено ограничений в отношении размера затрат на возмещение расходов по ст. 168.1 ТК РФ, однако критерием является п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности, подтверждение надлежащим образом оформленными документами.

На основании приведенных разъяснений полагаем, что приказа руководителя на возмещение расходов работников, не подтвержденных чеками такси, недостаточно для документального подтверждения, а следовательно, и для учета данных расходов в целях налогообложения.

В то же время организация вправе выплачивать надбавку к заработной плате за разъездной характер работы, фиксированный размер которой установлен трудовым или коллективным договором. В таком случае возможно применить п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ, в соответствии с которым к расходам на оплату труда, учитываемым для целей налогообложения, относятся другие виды расходов, произведенные в пользу работников на основании трудового или коллективного договора, не поименованные в данной статье. При этом в качестве документального подтверждения, по нашему мнению, достаточно коллективного или трудового договора, в котором предусмотрен разъездной характер работы и установлен фиксированный размер надбавки, не зависящий от фактически понесенных расходов.

НДФЛ и страховые взносы

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат, установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), не облагаются НДФЛ, в том числе компенсации за исполнение налогоплательщиком трудовых обязанностей. Таким образом, возмещение расходов на такси не облагается НДФЛ. Аналогичные выводы содержатся в Письмах Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154.

Важно отметить, что в Письме от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230 рассмотрена ситуация в отношении компенсации проезда, расходы на который не подтверждены документально. По мнению Минфина России, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ. При этом Минфин России не связывает факт отсутствия подтверждающих документов с возможностью применения освобождения от НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Пункт 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" содержит норму, аналогичную п. 3 ст. 217 НК РФ. Так, не подлежат обложению страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей.

В Письме ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П со ссылкой на приведенную норму указано, что страховые взносы не начисляются на стоимость месячных и квартальных проездных билетов, компенсированную сотрудникам, чья работа носит разъездной характер. При этом размер и порядок возмещения расходов, а также перечень должностей таких работников должны быть предусмотрены коллективным договором либо иным локальным актом организации.

Аналогичная норма имеется также в отношении страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Следовательно, страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний рассматриваемая компенсация также не облагается.

По нашему мнению, следует учитывать, что в соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. В связи с этим выплату можно признать компенсацией только тогда, когда подтвержден факт несения расходов, за которые и выплачивается компенсация. Исходя из указанного мы не исключаем риска переквалификации компенсации расходов, не подтвержденных документально, в прочую выплату в пользу работника. В таком случае льготные нормы по НДФЛ и страховым взносам неприменимы.

Если же выплачивать фиксированную надбавку к заработной плате за разъездной характер работы, льготные нормы по страховым взносам и НДФЛ, на наш взгляд, также неприменимы, в связи с тем что подобная надбавка не является компенсацией, а представляет собой составляющую вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей. Вместе с тем в данном отношении существует судебная практика в пользу налогоплательщика. Так, в Постановлении Восьмого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2010 по делу N А75-2768/2010 судьи пришли к мнению: из ст. 168.1 ТК РФ не следует, что расходы, связанные со служебными поездками, носят исключительно материальный характер и обязывают работника представлять документальное подтверждение затрат, в связи с чем довод налогового органа о неподтвержденности расходов работников, которым выплачивались надбавки за разъездной характер работы, не был принят во внимание судом. По мнению судей, подобные надбавки все же носят компенсационный характер и не подлежат обложению НДФЛ. Обращаем внимание, что в данном судебном споре идет речь о фиксированной надбавке за разъездной характер работы.

С. А.Почкина

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

06.05.2011