Организация имеет ряд территориально удаленных обособленных подразделений. В соответствии с локальным нормативным актом организации обособленные подразделения не имеют права принимать и увольнять работников, не ведут самостоятельно кадровое делопроизводство. Возможно ли хранение трудовых книжек, в которые в головном офисе внесена запись о приеме работников, непосредственно в обособленных подразделениях? Могут ли там вестись отдельные книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Ответ: Хранение трудовых книжек работников и ведение отдельных книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в обособленных структурных подразделениях работодателя возможны. В локальный нормативный акт следует внести изменения и (или) дополнения.

Обоснование: В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), работодатель с целью учета трудовых книжек обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки работников. Пунктом 41 Правил предусмотрено, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В соответствии с ч. 5 ст. 80 Трудового кодекса РФ в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, на основании ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Законодатель предусматривает освобождение работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику в случае его отсутствия либо в связи с отказом от ее получения и лишь после направления работнику соответствующего уведомления. Таким образом, чтобы своевременно, то есть в срок, установленный законом, и в полном объеме работодатель мог исполнить обязанности, связанные с выдачей работникам обособленных структурных подразделений, расположенных в другой местности, трудовой книжки в день прекращения трудового договора, целесообразно хранить трудовые книжки работников непосредственно в этих структурных подразделениях.

Хранение трудовых книжек непосредственно в обособленных структурных подразделениях и ведение там отдельных книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее действующим законодательством прямо не предусмотрены, но и не запрещены. Для организации работы, связанной с ведением, хранением, учетом и выдачей трудовых книжек и вкладышей в них, работников обособленных структурных подразделений, расположенных в другой местности, работодателю следует на уровне локальных нормативных актов закрепить данный порядок. Данными локальными нормативными актами могут быть уже существующие, например правила внутреннего трудового распорядка, в которые при необходимости можно внести изменения и (или) дополнения. Помимо этого в соответствии с п. 45 Правил работодателю своим приказом следует назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников обособленного структурного подразделения. Таким лицом может быть любой работник этого подразделения, в том числе и его руководитель.

Определением Конституционного Суда РФ от 21.04.2005 N 144-О подтверждены закрепленные Конституцией РФ (ст. ст. 34, 35) права работодателя (юридического лица) в целях осуществления эффективной экономической деятельности и управления своим имуществом самостоятельно, под свою ответственность принимать необходимые организационные решения, в частности, о создании обособленных структурных подразделений для осуществления всех или части своих функций, а также кадровые решения (подбор, расстановка, увольнение персонала).

А. М.Селезнев

Начальник отдела кадров

ОАО "Энергосбытовая компания "Восток"

05.05.2011