Приказом по организации закреплен перечень работников, которые в силу исполняемых обязанностей используют сотовую связь, и установлен лимит расходов на ее использование каждым из них. Иногда работники превышают установленный лимит и возмещают организации сумму превышения этого лимита путем внесения в кассу организации денежных средств. Каков порядок учета сумм превышения лимита расходов на сотовую связь в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: В случае когда в приказе по организации предусмотрен перечень работников, использующих в силу исполняемых обязанностей сотовую связь в пределах установленного каждому из них лимита, но работники, превышающие установленный лимит, возмещают сумму превышения путем внесения в кассу организации денежных средств, по мнению Минфина России, сумма превышения лимита расходов на сотовую связь будет учитываться для целей налога на прибыль в составе прочих расходов после того, как работник возместит указанные затраты, а сумма соответствующего возмещения должна быть учтена в составе доходов. Однако, по нашему мнению, возмещение работником расходов работодателя на сотовую связь не должно отражаться в налоговом учете в целях исчисления налога на прибыль в качестве дохода.

Обоснование: Как установлено пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ, расходы на оплату услуг связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом учитываемые расходы должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ: они должны быть обоснованны (экономически оправданны) и документально подтверждены.

Как утверждает Минфин России в Письмах от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, в случае если в организации установлены лимиты на использование сотовой связи и эти лимиты превышены, сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации. Однако, по нашему мнению, признать такую позицию бесспорной нельзя.

Так, сумма возмещения затрат на сотовую связь, уплачиваемая работником, является по своей сути компенсацией. Доходом организации она, по нашему мнению, не может являться, так как не соответствует признакам дохода, установленным ст. 41 НК РФ. Указанная норма устанавливает, что доход - экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, а стоимость услуг связи, оплаченная организацией поставщику и возмещенная работником организации, не является экономической выгодой по своей природе.

Что же касается учета рассматриваемых сумм в составе расходов, необходимо иметь в виду, что не всегда суммы превышения лимита должны компенсироваться работником, так как причина превышения лимита может быть связана с производственной необходимостью (например, заключение важного договора с партнером может потребовать более активного, чем обычно, пользования услугами связи). Тогда расходы на связь свыше установленного лимита должны быть признаны в расходах на производство организации на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ без возмещения их работником. При этом следует помнить о необходимости документального их обоснования в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ, например, необходимо иметь детализацию звонков, позволяющую определить, что расходы на связь сверх установленных лимитов произведены работником не в личных целях. Если же работник возмещает расходы на связь, возникшие вследствие потребления им услуг связи в личных целях, то затраты организации по оплате услуг связи сверх установленных лимитов в этой части не могут быть признаны расходом, так как не соответствуют признаку экономической оправданности расходов (не направлены на извлечение дохода, так как являются оплатой личных звонков работника).

А. А.Бондарчук

Юридическая компания "Юново"

19.03.2011