В каком порядке представляются копии документов бывшим работникам организации?

Ответ: Заверенные копии документов должны быть представлены бывшему работнику в течение трех дней со дня получения работодателем его письменного заявления в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Обоснование: В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Законодательством не предусмотрено ограничений при выдаче бывшему работнику документов ни по периоду, ни по сроку давности, прошедшему со дня увольнения.

Так, Московский городской суд в Определении от 26.08.2010 по делу N 33-27002 признал отказ представить документы, связанные с работой, нарушением трудовых прав работника, выразившимся в невыполнении работодателем требований ст. 62 ТК РФ.

Аналогичные выводы содержатся в Определениях Московского областного суда от 25.05.2010 по делу N 33-9988, Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 N 33-13272/2010.

Однако следует иметь в виду, что запрашиваемые работником документы должны быть связаны с его работой. Так, например, Московский городской суд в Определении от 15.06.2010 по делу N 33-17114 признал обоснованным отказ работодателя в представлении запрашиваемых документов работнику, указав, что закон не возлагает на работодателя обязанности по выдаче работнику документов, связанных с исполнением трудовых обязанностей других работников организации. Аналогичный вывод изложен в Определении Московского областного суда от 27.05.2010 по делу N 33-8537/2010.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) устанавливает, что копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу.

Верность копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность заверившего копию лица, личную подпись последнего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения. При этом допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

На практике иногда возникают ситуации, когда организация ликвидируется и бывший работник не знает, где искать документы. В соответствии с ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" негосударственным организациям до завершения процесса их ликвидации вменяется в обязанность передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив. Однако стоит отметить, что ответственность организации за непередачу документов до завершения ликвидации законодательством не предусмотрена.

Таким образом, работодатель обязан выдать бывшему работнику надлежащим образом заверенные копии документов по его письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления независимо от того, когда работник был уволен.

Н. В.Куркова

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

16.03.2011