Может ли организация заключить договор на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства (заполнение личных карточек работников, издание различных приказов по кадрам, ведение трудовых книжек работников) с другой организацией?

Ответ: Организация может заключить договор на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства с другой организацией при соблюдении условий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ). При этом возможность передачи сторонней организации функций по ведению трудовых книжек законодательством не предусмотрена.

Обоснование: Очевидно, что ведение кадрового делопроизводства связано с обработкой персональных данных.

Вопросы обработки персональных данных работника регулируются ТК РФ и Законом N 152-ФЗ.

К персональным данным относится любая информация о конкретном человеке: его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). ТК РФ определяет персональные данные работника как информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника (ч. 1 ст. 85 ТК РФ).

Закон N 152-ФЗ устанавливает, что под обработкой персональных данных понимаются сбор, систематизация, накопление, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение, обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Согласно ч. 2 ст. 85 ТК РФ под обработкой персональных данных работников понимается их получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование.

ТК РФ не ограничивает возможности привлечения работодателем третьих лиц для обработки персональных данных работников. Более того, по смыслу абз. 1 ст. 86 ТК РФ обработку персональных данных может производить как работодатель, так и его представители.

При этом согласно ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;

не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами.

Таким образом, для заключения договора на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства организация-работодатель должна, прежде всего, получить согласие каждого работника на обработку его персональных данных сторонней организацией.

По поводу возможности работодателя передать по договору свои функции по ведению трудовых книжек работников можно сообщить следующее.

Согласно ч. 1 и 3 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Таким образом, ТК РФ не предусматривает возможности ведения трудовых книжек иной организацией, которая является представителем работодателя (если только представителем работодателя не является его работник, например руководитель организации или сотрудник отдела кадров).

Согласно ч. 2 ст. 66 ТК РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Ни Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225), ни Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" также не предусматривают возможности ведения трудовых книжек иной организацией, которая не является работодателем.

Более того, в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Из данной нормы следует, что ведение трудовых книжек может осуществлять только лицо, состоящее в штате организации-работодателя.

Л. Л.Горшкова

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

18.02.2011