Организация оплачивает аренду жилья своему иногороднему работнику (гражданину РФ). Как учитывать такие расходы в целях исчисления налога на прибыль? Возникает ли объект обложения НДФЛ?

Ответ: Трудовым договором может быть предусмотрено предоставление организацией жилья своим приглашенным иногородним работникам. Причем оплата организацией жилья должна быть закреплена в трудовом договоре как форма оплаты труда работника. В этом случае расходы по аренде жилья будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в размере, не превышающем 20% от начисленной заработной платы таких работников согласно ст. 131 Трудового кодекса РФ, при условии что данные затраты экономически обоснованны и документально подтверждены в соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.

Выплата работнику части заработной платы в неденежной (натуральной) форме должна быть подтверждена письменным согласием работника - заявлением с указанием периода выплаты такой заработной платы.

Перечисляемая организацией за работника стоимость аренды жилья является его доходом, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ.

Обоснование: Организации, для которых обязанность по предоставлению работникам бесплатного жилья установлена законодательством, вправе относить данные затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на основании п. 4 ч. 2 ст. 255 НК РФ.

В то же время многие организации, принимая на работу иногородних работников, оплачивают расходы по аренде жилья для их проживания по собственной инициативе. Часто жилье работнику предоставляется по договору аренды жилого помещения, заключенному между организацией (работодателем) и арендодателем.

Если оплата жилья для проживания работника предусмотрена в трудовом договоре и оговорен ее конкретный размер, то подобная выплата может рассматриваться как составная часть заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме.

В соответствии с п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налога на прибыль относятся любые виды расходов, произведенных в пользу работника по трудовому (коллективному) договору. Эти начисления могут быть произведены в денежной и (или) неденежной (натуральной) форме.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Экономическую обоснованность можно подтвердить необходимостью привлечения данного иногороднего специалиста и отсутствием у него постоянного места жительства на территории расположения рабочего места. Затраты на оплату труда организация может подтвердить следующими документами: трудовой договор с работником; приказ руководителя о предоставлении конкретному работнику жилья с указанием срока аренды и адреса проживания; договор аренды; акт приема-передачи арендованного жилого помещения; документы, подтверждающие фактическую оплату жилья.

В соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ, учитывая, что гл. 25 НК РФ не содержит определения натуральной формы оплаты труда, при налогообложении расходов, связанных с выплатой заработной платы в натуральной форме оплаты труда, следует руководствоваться нормами ТК РФ.

Согласно положениям ст. 131 ТК РФ в соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться не только в денежной, но и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.

В ст. 255 НК РФ нет указаний на то, что начисления в натуральной форме не могут быть ограничены количественно. А на основании положений ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре необходимо указывать все условия оплаты труда, что только подчеркивает обязательность исполнения норм трудового законодательства. Аналогичная позиция неоднократно подтверждалась Письмами Минфина России, например от 05.11.2009 N 03-03-05/200, и ФНС России от 12.01.2009 N ВЕ-22-3/6@.

Если работник в текущем месяце работал не полностью, то максимальная сумма арендной платы, учитываемой в расходах на оплату труда, исчисляется в размере 20% от суммы фактически начисленной ему оплаты труда за месяц. Если работник не работал в текущем месяце и зарплата ему не начислялась, то и затраты на аренду жилья для него организация учитывать в расходах не вправе.

Выплаты социального характера (пособие по временной нетрудоспособности) и суммы, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, отпускные и др.), при расчете указанного показателя не учитываются.

С 01.01.2010, если в соответствии с законодательством организация не обязана применять положения п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", на сумму арендной платы за жилье для работника, являющейся частью его заработной платы, организация обязана в общеустановленном порядке начислять страховые взносы.

Уплачиваемая организацией за работника стоимость аренды жилья согласно условиям трудового договора является доходом этого работника, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ. При этом налоговый агент (организация-работодатель) при выплате работнику доходов в денежной форме обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет налог с суммы дохода работника, полученного как в денежной, так и в натуральной форме согласно ст. 210, п. п. 1, 2 и 4 ст. 226 НК РФ. Аналогичные выводы содержатся в Письмах Минфина России от 11.06.2008 N 03-04-06-02/57 и от 28.05.2008 N 03-04-06-01/142.

Согласно нормам п. п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ если иногородний работник является налоговым резидентом РФ, то доход в натуральной форме (оплата жилья) облагается НДФЛ по ставке 13%, а если нет, то по ставке 30%. На основании п. 4 ст. 226 НК РФ удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты.

Организация может арендовать для своих иногородних работников жилое помещение как у юридических, так и у физических лиц. При перечислении арендной платы арендодателю - физическому лицу организация должна выполнить обязанности налогового агента. То есть исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ на основании норм п. п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ. Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 07.10.2009 N 03-04-06-01/257.

НДФЛ удерживать не следует, если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, осуществляющим предпринимательскую деятельность по сдаче помещений в аренду. На основании ст. 227 НК РФ такие налогоплательщики самостоятельно производят исчисление и уплату НДФЛ с доходов, полученных от осуществляемой ими деятельности, в порядке, установленном ст. 225 НК РФ.

Н. Ю.Баканова

Эксперт

ЗАО Группа компаний "РУСКОНСАЛТ"

06.12.2010