Работник работает в организации более трех лет и каждый год в соответствии с графиком отпусков уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, о чем делается запись в личной карточке работника в разд. VIII. В настоящее время все графы этого раздела заполнены и больше нет места для указания информации о следующем предоставляемом отпуске работнику. Как быть в данной ситуации?

Ответ: Порядок оформления личной карточки работника регламентируется Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, которым утверждена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника". В разд. VIII "Отпуск" личной карточки работника вносится запись о том, что отпуск является ежегодным, указываются периоды работы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации утвержден Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Указанным Порядком установлено, что в унифицированные формы первичной учетной документации организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты уже утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнительно для неразрывности личной карточки работника и вкладного листа в нее можно поставить отметку, что заведен вкладной лист или приложение.

При полном заполнении всех строк разд. VIII "Отпуск" необходимо дополнительно напечатать дополнительный лист, касающийся предоставления отпусков работнику. В этом случае на печать выводятся заголовок разд. VIII "Отпуск" и его табличная форма. Дополнительный лист вкладывается в личную карточку работника, для надлежащего хранения документа желательно вложить его в отдельный файл или в пластиковый конверт или прикрепить степлером (вшить) дополнительный лист непосредственно к личной карточке работника. Если же сохранность вкладного листа и неразрывность с личной карточкой не могут быть соблюдены кадровой службой организации, то можно вкладной лист напечатать с указанием фамилии, имени и отчества, даты рождения и табельного номера. Вкладному листу может быть присвоен заголовок, например: "Вкладной лист N 1" или "Приложение N 1".

Таким образом, при заполнении всех строк в разд. VIII "Отпуск" личной карточки работника возможно дополнительно распечатать вкладной лист к разд. VIII "Отпуск" с заголовком и табличной разлиновкой и прикрепить его к личной карточке. Для обеспечения дополнительной сохранности в него можно внести фамилию, имя, отчество работника, дату рождения и табельный номер.

Е. Н.Гетьман

ЗАО "Сплайн-Центр"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

29.11.2010