Организация договорной работы

(Носиков Р.)

("ЭЖ-Юрист", 2005, N 24)

Текст документа

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

Р. НОСИКОВ

Роман Носиков, начальник юридического отдела ЗАО "Независимый финансовый клуб".

Документооборот - основа правовой стабильности бизнеса. Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые постоянно отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а следовательно, поможет избежать возникновения многих судебных споров.

Можно выделить несколько причин возникновения судебных споров.

Прежде всего это такие явления, как:

- Недобросовестность одного из контрагентов по договору.

- Бизнес-кризис одного из контрагентов.

- Неверное толкование норм законодательства, положений договора или правовых терминов при подписании договора.

- Правовая "дырка" в тексте договора.

- Неверное оформление документации, подтверждающей исполнение договора сторонами.

В первом случае могут помочь тщательная проверка нового контрагента (проверка уставных документов, полномочий подписывающих договор лиц, запрос бухгалтерского баланса и др.), максимальная защита интересов при подписании первого договора (100% предоплата или, наоборот, предпоставка).

Во втором случае положительную роль может сыграть хорошо разработанная кредитная политика.

Случаи же с третьего по пятый требуют грамотно построенной системы договорного документооборота. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров, наиболее приспособленных к виду деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам организации, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.

К сожалению, в России на настоящий момент сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией на предприятии часто поручается сотрудникам, для которых данная работа не характерна (сейл-менеджеры, проект-менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), кроме того, данная категория работников несет достаточно большую нагрузку и в пределах прямой компетенции. В результате страдает качество договорной работы.

Между тем у многих руководителей организаций существует убеждение, что два честных человека могут обойтись и без помощи юриста, без детальной разработки договора, без точного оформления отчетной документации. Очень часто позже выясняется, что два честных человека по-разному поняли друг друга. Но даже если этого не происходит, то не стоит забывать, что в любом договоре всегда присутствует третья сторона в лице налогового инспектора. Простейшая ошибка в договорной работе может привести не только к налоговому спору, но и возбуждению "налогового" уголовного дела. Это может существенно снизить репутацию организации в глазах иностранных партнеров и отрицательно повлиять на результаты тендеров.

Иногда бывают случаи, когда, уже передав юристу первичную документацию для подачи иска, организация обнаруживает, что созданная ею документация такого низкого качества, что не обладает какой-либо доказательственной силой.

В качестве иллюстрации неверного толкования норм договора и права можно привести следующий пример. В соответствии с положениями договора предприятие "Альфа" оказало предприятию "Бета" услуги по модификации программного обеспечения и приспособлению данного ПО под нужды предприятия "Бета". При этом в договоре не было обозначено, что данное ПО будет поставлено предприятию "Бета" по другому договору и в момент модификации на праве собственности предприятию "Бета" не принадлежит. Разработку модулей ПО предприятие "Альфа" вело на собственном экземпляре ПО. Далее предприятие "Бета" вышло из договора по закупке ПО. В результате предприятие "Альфа" стало обладателем нескольких актов приемки-сдачи работ по ПО, которое осталось не приобретенным. "Бета" отказалось от оплаты работ, мотивируя это тем, что фактически "Альфа" выполнило работы в своих интересах. Суд доказал правоту "Альфа" и взыскал с "Бета" стоимость работ, судебные расходы и пени. Однако судебного процесса можно было бы избежать, предварительно проконсультировавшись с юристом и заключив вместо двух простых договоров (поставки и выполнения работ) один смешанный, четко и жестко увязав поставку, работы, момент возникновения прав и порядок расчетов.

В качестве примера "дырки" в положениях договора можно привести следующий пример. Предприятие "Каппа" по договору поставки длительное время поставляет предприятию "Лямбда" черный металл. В свою очередь, предприятие "Лямбда" по зеркальному договору поставляет предприятию "Каппа" детали для механизмов. В обоих договорах место поставки - железнодорожная станция по месту нахождения покупателя. Сотрудничество успешно продолжается несколько лет. При этом предприятие "Каппа" в течение всего периода сотрудничества обеспечивает разгрузку поступивших и разгрузку и страхование отправленных грузов, относя уплаченные средства на затраты по договору. ИМНС по результатам выездной налоговой проверки выносит решение о привлечении "Каппа" к налоговой ответственности по факту недоплаты налога на прибыль. ИМНС мотивирует решение тем, что в условиях договора не прописана обязанность "Каппа" производить разгрузку получаемого и разгрузку и страхование поставляемого товара, следовательно, указанные суммы не могут быть отнесены к затратам. Как следствие, возникают два арбитражных дела:

1. По признанию незаконным решения ИМНС в части, относящейся к средствам, затраченным на разгрузку получаемого товара.

2. По взысканию средств, затраченных на разгрузку и страхование поставляемого товара, с предприятия "Лямбда". Неприятностей можно было бы легко избежать, правильно указав способ поставки (например, сославшись на Инкотермс).

Неверное оформление документации, подтверждающей исполнение обязательств по договору, - самое распространенное "заболевание" из всех вышеперечисленных. Очень часто организация заключает вполне качественный договор, после чего губит прекрасное начинание на корню, выставляя акты без указания стоимости работ, не оформляя передачу разработанной документации, не оформляя или неправильно оформляя передачу материалов субподрядчикам.

Грамотная работа с договорами облегчает финансовое планирование и, как следствие, ускоряет оборот средств и уменьшает дебиторскую задолженность. В этом особенно заинтересованы крупные компании, получающие значительную долю прибыли от поставок.

Создание системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

- Обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.

- Разработка форм договоров и отчетной документации.

- Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений.

- Разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе.

- Инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот.

- Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.

- Консалтинг.

Создание, отладка, проверка работы, совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения квалифицированных юристов. Гораздо приятнее предотвращать типичные ошибки, чем их исправлять.

Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов.

Название документа